Per la maggior parte delle persone, Google Drive è poco più di uno schedario digitale, in cui si scaricano PDF, si archiviano schermate e si conservano i documenti occasionali di cui potresti aver bisogno in seguito.
Se lo usi solo per questo, ti perdi una quantità sorprendente di ciò che Drive può fare. Nel corso degli anni, Google ha trasformato Drive in qualcosa di più di un semplice spazio di archiviazione sul cloud.
Ora offre strumenti che ti aiutano a organizzare automaticamente i file, collaborare in modo efficiente, trovare rapidamente documenti e automatizzare piccoli aspetti del flusso di lavoro.
Tuttavia, molte di queste funzionalità sono nascoste in menu e impostazioni facili da trascurare.
Dopo averne esplorati alcuni, mi sono reso conto che stavo ignorando diversi strumenti che avrebbero potuto farmi risparmiare tempo.
Lo scanner per documenti integrato che la maggior parte degli utenti ignora
Dalla copia cartacea al PDF in pochi secondi
La maggior parte delle persone installa un’app separata quando deve scansionare un documento con il proprio telefono, ma Google Drive include uno scanner integrato capace.
Su Android, tocca + pulsante nell’app Drive e seleziona Scansione per acquisire ricevute, moduli, note o altri documenti cartacei.
Dopo aver scattato la foto, Drive rileva i bordi del documento e lo converte in un PDF. Puoi ritagliare, ruotare o applicare semplici filtri per migliorarne la leggibilità prima di salvare.
Quindi carica la scansione nello spazio di archiviazione di Drive, semplificando l’organizzazione o la condivisione.
L’OCR rende i tuoi file ricercabili
Non dovrai più preoccuparti del nome perfetto del file
Una delle capacità più sottovalutate di Drive è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Può rilevare il testo all’interno di immagini e PDF scansionati e rendere quel testo ricercabile all’interno del tuo Drive.
Significa che non hai bisogno di nomi di file perfettamente etichettati per trovare quello che stai cercando.
Quando carichi un documento fotografato o un contratto scansionato, Drive indicizza il testo al suo interno. La ricerca di una frase specifica può far emergere un file che avevi dimenticato.
Sul desktop, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su determinati PDF e aprirli in Google Documenti, che estrae il testo modificabile.
Non è impeccabile, ma per i documenti digitati è spesso sorprendentemente accurato.
La cronologia delle versioni ti consente di recuperare le bozze più vecchie
È una rete di sicurezza che salva il tuo lavoro passato
Eliminare accidentalmente qualcosa di cruciale o sovrascrivere un documento può sembrare un disastro, ma la cronologia delle versioni di Google Drive funge da rete di sicurezza integrata.
Per i file creati in Documenti, Fogli e Presentazioni Google, Drive automaticamente tiene traccia delle versioni precedenti quando qualcuno apporta modifiche.
È possibile accedervi aprendo un documento e facendo clic File > Cronologia delle versioni > Visualizza la cronologia delle versioni. Viene visualizzato un pannello che mostra le versioni precedenti del file, insieme ai timestamp e ai nomi delle persone che hanno apportato modifiche.
Puoi aprire la cronologia delle versioni per rivedere le modifiche e ripristinare una versione precedente, se necessario.
È utile quando collabori con altri perché ti consente di tenere traccia delle modifiche e ripristinare le modifiche indesiderate.
È una funzionalità che molti utenti dimenticano esista, ma può salvarti dalla perdita di lavoro importante o dalla correzione di un errore scivolato nell’ultima versione di un documento.
Le descrizioni dei file aggiungono contesto
Saprai sempre cosa c’è dentro
Google Drive ti consente di aggiungere descrizioni ai file, che è una piccola funzionalità che molti utenti trascurano ma che può essere sorprendentemente utile.
Invece di fare affidamento solo sui nomi dei file, puoi includere dettagli che spieghino cosa contiene il documento.
Per aggiungerne uno, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file in Google Drive, seleziona Informazioni sull’archivio > Dettagli, e inserisci il testo nel file Descrizione campo. Questo testo viene salvato con il file e chiunque abbia accesso può visualizzarlo.
Le descrizioni sono utili per cartelle condivise o progetti collaborativi. Una breve nota può chiarire a cosa serve un file o se si tratta della versione finale.
È un modo semplice per aggiungere contesto senza ingombrare i nomi dei file o creare documenti aggiuntivi.
La modalità offline trasforma Drive in uno spazio di lavoro affidabile
Porta a termine il tuo lavoro anche quando Internet non funziona
La modalità offline rende Drive più affidabile di quanto sembri. Se abilitato, puoi aprire e modificare Documenti, Fogli e Presentazioni Google anche quando non è disponibile una connessione Internet.
Per utilizzarlo sul desktop, apri le impostazioni di Google Drive e abilita Non in linea modalità. Sul cellulare, tocca icona del menu a tre punti accanto al nome di un file e seleziona Rendi disponibile offline.
La prossima volta che perdi la connettività, che tu sia su un volo o che tu abbia a che fare con una rete Wi-Fi inaffidabile, puoi comunque lavorare sui tuoi documenti come al solito.
Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente quando la connessione viene ripristinata.
I filtri di ricerca avanzati sono più potenti di quanto sembri
Il modo semplice e veloce per trovare file
Filtri di ricerca avanzati di Drive semplifica la ricerca dei filesoprattutto se il tuo spazio di archiviazione è ingombrato.
Tocca il icona del filtro nella barra di ricerca per restringere i risultati in base al tipo di file, al proprietario, alla posizione, alla data di modifica e alle persone coinvolte nel documento.
Ad esempio, puoi trovare i PDF condivisi con te il mese scorso o i documenti modificati da un collega specifico.
Invece di scavare tra le cartelle o scorrere all’infinito, puoi individuare esattamente ciò che stai cercando in pochi secondi.
Queste funzionalità di Google Drive sono seriamente sottovalutate
Google Drive va oltre l’archiviazione di file di base. Dalla scansione integrata e dall’OCR alla cronologia delle versioni e ai potenti strumenti di ricerca, Drive include diverse funzionalità utili che semplificano la gestione dei file.
Dopo aver iniziato a utilizzare strumenti come filtri di ricerca avanzati, modalità offline o scansione di documentiDrive inizia a sembrare un hub di produttività leggero.
Se utilizzi Drive nello stesso modo da anni, potrebbe valere la pena rivisitare alcuni di questi strumenti trascurati.
