Sono colpevole di trattare il mio calendario come uno strumento passivo. Il più delle volte partecipo alle mie riunioni e basta. A volte lo uso per promemoria o cose da fare.
Qualsiasi altra cosa nel mio programma quotidiano rimane nella mia testa. Quindi, anche se le mie giornate sono impegnative, non sono produttivo o efficiente come potrei essere.
Spesso la sera finivo per chiedermi dove fosse finito il tempo. Per risolvere il mio problema, ho iniziato a utilizzare una funzionalità integrata in Google Calendar: il blocco del tempo.
Per riprendere il controllo della mia giornata è bastato utilizzare il calendario per pianificare le mie attività in fasce orarie.
Ha semplificato la mia giornata lavorativa e reso le mie aspettative più realistiche. Ma soprattutto, mi ha aiutato rimani aggiornato sul mio programma.
Le attività non sono il modo più efficiente per pianificare la giornata
Il pezzo mancante nella maggior parte dei sistemi di produttività
Maggior parte le app per la produttività iniziano con le attività. Ciò ha senso, dal momento che trascorri gran parte della giornata a concludere le attività.
Annoti le cose, stabilisci loro la priorità e le contrassegni come completate quando hanno finito. Tutto ciò è utile, ma salta un punto molto importante. Tempo.
Un elenco di cose da fare ti dice cosa deve essere fatto. Ciò che non ti dice è quando accadrà o come trovare il tempo affinché accada.
Senza blocchi temporali, le tue attività esistono nel vuoto. Puoi guardare la tua lista e provare ad inserirla.
Il problema è che la tua giornata è piena di impegni che non puoi prevedere. Pensa a riunioni che durano più a lungo del previsto, chiamate, e-mail, lavoro amministrativo e altro ancora.
È qui che entra in gioco il blocco del tempo.
Assegnando attività a blocchi specifici sul tuo calendario, sei costretto ad agire su tali attività in un momento prestabilito.
Crea anche urgenza quando stai procrastinando un compito. Ti mostra anche quando i tuoi piani sono troppo ambiziosi e ti aiuta a pianificare meglio.
Nella mia configurazione, utilizzo Google Calendar per bloccare il tempo per tutto ciò che conta. Che si tratti di lavoro mirato, ricerca, scrittura, lavoro amministrativo o pause.
Questi blocchi si affiancano alle mie riunioni e mi aiutano a organizzare meglio la mia giornata. Se è sul calendario, deve essere portato a termine. Semplice proprio così.
Per quanto cerco di rispettare i periodi temporali, posso spostarli se accade qualcosa di inaspettato. Ciò mi consente di adattare il mio piano mantenendo il controllo.
Il blocco del tempo funziona meglio quando lo mantieni semplice
Pianifica il tuo intento anziché le attività di microgestione
Il time blocking può sembrare complicato, ma non lo è. La chiave per farlo funzionare per te è mantenerlo semplice e coerente.
Non riempire ogni momento della tua giornata. Crea invece una sequenza temporale realistica di ciò che devi fare quel giorno.
Quasi tutte le sere, dopo aver concluso la giornata, entro in Google Calendar e blocco il giorno successivo. Mio Attività di Google list gioca un ruolo importante nell’aiutarmi a sapere tutto ciò che devo fare.
Poiché le riunioni sono già nel calendario, aggiungo periodi di tempo attorno ad esse per attività basate sull’urgenza.
Ad esempio, al mattino mi riservo 90 minuti per scrivere perché è il momento in cui sono più produttivo. Inoltre, mi aiuta a rispettare le scadenze della mia giornata.
Nella mia esperienza, i blocchi temporali basati sugli intenti funzionano meglio dei blocchi specifici per attività.
Questa è una distinzione importante. Anche se le mie attività amministrative cambiano di giorno in giorno, e forse anche durante il giorno, di solito ho un’idea approssimativa di quanto tempo impiegheranno.
Google Calendar rende questo sforzo semplice. La creazione di un evento richiede pochi secondi. Gli do un nome, imposto una durata e vado avanti.
Se il mio lavoro non termina o il mio periodo di tempo non funziona come previsto, riprogramma. Utilizzo anche periodi temporali ricorrenti per le attività quotidiane.
Ad esempio, ho un periodo di tempo fisso per gli allenamenti e un altro per la ricerca. Questi non sono negoziabili e mi assicuro di non programmare un incontro che coincida.
Il blocco del tempo ti aiuta a strutturare meglio il tuo tempo
Il blocco temporale non ti darà più ore in un giorno. Niente può. Ma ti aiuta a usare meglio il tempo che hai.
Mi ha aiutato a ridurre l’ansia relativa alla microgestione della mia giornata. Invece, so quale compito dovrei svolgere e quando, e posso semplicemente andare avanti.
Se le tue giornate sembrano un po’ caotiche, utilizza Google Calendar per bloccare il tempo. Potresti rimanere piacevolmente sorpreso da come l’impostazione dei limiti di tempo può aiutarti ottenere un maggiore controllo sul tuo programma.
