Ho creato un sistema di produttività a tre livelli all’interno di Google Keep; ora uso a malapena qualcos’altro

Ne ho provati molti app per prendere appuntima per un motivo o per l’altro continuo a tornare su Google Keep. Tra idee, attività, cose che devo acquistare e angolazioni degli articoli, Google Keep è diventata la mia unica destinazione universale.

La ragione è semplice. A differenza di altre app di produttività che ti sommergono con opzioni di categorizzazione, ordinamento e organizzazione, Google Keep no. Non si aspetta che tu faccia alcuna organizzazione.

Ma ciò non significa che manchi di opzioni.

Nel corso del tempo, ho sviluppato un sistema di produttività che inizia con una nota vuota e aggiunge etichette, liste di controllo, spille e altro per trasformare quelle note sciolte in un metodo fondamentale per il mio modo di lavorare. Ecco come ci sono riuscito.

Un sistema a tre livelli per organizzare le note

Le etichette gestiscono categorie ampie

Come ogni buon sistema di gestione della conoscenza personale, il primo passo è utilizzarlo effettivamente. Ho una regola base. Se ho bisogno di ricordare qualcosa, lo inserisci in Google Keep. Nessuna eccezione.

Ciò include idee per articoli. L’ispirazione arriva in ogni momento, a volte quando sono alzato fino a tardi e non riesco a dormire, ma più spesso quando leggo le notizie e mi tengo aggiornato su ciò che accade nel mondo della tecnologia.

Ogni volta che penso a una potenziale storia, prendo una nuova nota con l’angolazione a cui sto pensando, note sull’argomento, extra che potrei volere ricercae potenziali titoli. Il punto è catturare l’idea mentre è fresca nella mia mente.

Il mio prossimo passo di solito è usare etichette separare queste note per scopo. Ho un lungo elenco di etichette iperspecifiche per cose come lavoro, idee, attività personali e video per il mio canale YouTube hobbista.

Queste etichette tengono insieme le informazioni correlate. Ad esempio, scrivo su diverse pubblicazioni e mezzi. Quindi lo uso per conservare tutte le note relative al lavoro in un unico spazio.

Da lì, posso diventare più specifico con tag e parole chiave all’interno delle note. Ciò è utile quando una singola etichetta copre molte informazioni diverse.

Potrei avere un’etichetta di lavoro che contiene una serie di idee per articoli, incarichi in corso e ricerche.

Tuttavia, poiché la ricerca di Keep non si limita ai tag, posso utilizzare qualsiasi parola nell’articolo per cercare note pertinenti. Ti consente di recuperare vecchi appunti ricordando ciò di cui hai scritto.

Allo stesso modo, Continua la ricerca può far emergere il testo dalle immagini. Utilizzo questa funzione per tenere appunti sui libri che ho letto. Di solito scatto una foto di ciò che sto leggendo e di cui voglio prendere nota e la aggiungo a una nota di Google Keep.

Dopo che Google lo ha eseguito attraverso i suoi algoritmi OCR, è disponibile per la ricerca normalmente. Non sono necessari passaggi aggiuntivi.

Il mio ultimo livello di organizzazione prevede le note appuntate. Per quanto buone siano le etichette, fanno comunque emergere troppe informazioni.

Di solito ho un paio di appunti appuntati per le cose su cui sto lavorando attivamente. Ciò include la mia lista della spesa. Quando ho finito, lo sblocco e torna al suo posto nella mia pila di appunti.

Questo mi dà un sistema di organizzazione delle note a tre livelli. Le etichette gestiscono categorie più ampie, mentre le parole chiave e la ricerca mi aiutano a identificare informazioni specifiche. Le note appuntate riguardano i documenti attivi.

È un sistema di produttività che può essere impostato premendo due o tre tasti invece di toccare più schede e sottomenu. Ti sto guardando, Nozione.

Altri modi per organizzare le tue note

Colori per l’organizzazione visiva, liste di controllo per un layout migliore

A seconda di quanto granulare vuoi ottenere con il tuo organizzazione di appunti, c’è molto altro da fare.

Ad esempio, utilizzo spesso i colori per separare visivamente le note. Insieme alle etichette, questo mi offre un modo immediato per trovare ciò che cerco in una categoria. Tuttavia, non consiglierei di usarlo spesso perché può diventare caotico.

Altrove, puoi strutturare singole note come liste di controllo o promemoria. Questo ti dà un layout migliore per le tue note. La mia lista della spesa di solito finisce come una lista di controllo, così come le liste di cose da fare.

Altrove, la funzionalità dei promemoria è interessante. Google Keep non è un tradizionale app promemoriama se prendo appunti durante una riunione e devo impostare un promemoria per ricontattare qualcuno, la funzionalità di promemoria integrata è utile.

Mi fa risparmiare un ulteriore passaggio poiché non devo più aprire un’app promemoria dedicata. Inoltre, mi fornisce ulteriore contesto dalle mie note personali insieme ai miei promemoria.

Infine, come ogni robusto sistema di produttività come Notion, la collaborazione è ben rappresentata qui. Non è una funzionalità che devo usare spesso. Tuttavia, se condividi note con qualcuno o una lista della spesa con un partner, la condivisione integrata ti consente di farlo facilmente.

Semplice o granulare a seconda di come lo desideri

Google Keep potrebbe sembrare un’app per appunti di base, ma quando utilizzi al massimo le sue funzionalità, c’è molto potenziale per l’organizzazione.

Mio sistema di produttività ne è la prova. Non è il più complicato in circolazione, ma iniziare con una nota vuota che rende l’aggiunta di informazioni semplice e veloce mi consente di creare livelli di astrazione sopra.

Puoi scegliere quanto granulare vuoi ottenere e questo rende Google Keep una delle app di produttività più sottovalutate in circolazione.