Il mio spazio di archiviazione di Gmail era quasi pieno e non avevo idea di come fosse successo. Non conservo migliaia di email non lette ed elimino regolarmente lo spam. Tuttavia, l’avvertimento continuava a comparire.
È stato allora che ho capito che il problema non era il numero di email: era cosa c’era dentro. Allegati di grandi dimensioni, vecchi thread che non avevo mai ripulito e anni di file dimenticati occupavano spazio.
Invece di aggiornare a Google Unoho deciso di ripulire la mia casella di posta. Ecco cosa ho fatto e cosa ha fatto la differenza più grande.
Ho cercato prima i maiali spaziali più grandi
Invece di eliminare le email in modo casuale, ho iniziato con quelle che causavano maggiori danni.
Nella barra di ricerca di Gmail, ho digitato ha:allegato più grande:10M. Ciò ha immediatamente richiamato le e-mail con allegati più grandi di 10 MB. Molti di loro erano vecchi PDF, foto di eventi e file di lavoro che avevo già scaricato mesi fa.
Puoi regolare le dimensioni in base all’aggressività con cui desideri identificare i problemi di archiviazione. L’obiettivo è individuare innanzitutto i colpevoli di stoccaggio più significativi.
Ho anche esaminato le vecchie e-mail di servizi che inviano spesso file di grandi dimensioni, come documenti scansionati, report o contenuti multimediali condivisi. Eliminarne solo una manciata ha liberato più spazio di quanto farebbe mai cancellando centinaia di piccole email.
Iniziare con i file più grandi ha reso la pulizia gestibile.
Dopo aver gestito allegati di grandi dimensioni, sono passato alla scheda Promozioni.
Anni di e-mail di marketing si erano accumulati nella mia casella di posta. Invece di eliminarli uno per uno, ho cercato le promozioni più vecchie e le ho cancellate in batch.
Nella barra di ricerca di Gmail, ho digitato categoria:promozioni più vecchie_di:1 anno. Ciò ha filtrato le e-mail promozionali più vecchie di un anno.
Da lì, ho fatto clic sulla casella di controllo in alto per selezionare tutto sulla pagina. Quindi scegli Seleziona tutti i messaggi che corrispondono a questa ricerca e ho fatto clic su Elimina icona.
Quest’ultimo passaggio è cruciale. Ti consente di eliminare centinaia di vecchie email promozionali contemporaneamente.
Ho ripetuto la stessa cosa per i Social:
categoria:sociale più_di:1 anno
Alcune eliminazioni collettive hanno intaccato notevolmente il mio spazio di archiviazione e la mia casella di posta è apparsa immediatamente più pulita.
Ho annullato l’iscrizione poiché l’ho cancellata
Mentre cancellavo le vecchie promozioni, ho notato che gli stessi mittenti continuavano a comparire ripetutamente. Cancellare le loro email ha dato un temporaneo senso di sollievo, ma non ha fermato l’afflusso di nuovi messaggi.
Se non avessi annullato l’iscrizione, sarei di nuovo qui tra qualche mese a fare la stessa pulizia.
Quando ho eliminato gli articoli, ho anche annullato la loro iscrizione.
Per molte e-mail promozionali è disponibile un file Annulla l’iscrizione collegamento accanto al nome del mittente in alto. Fare clic richiede alcuni secondi e, nella maggior parte dei casi, è la fine. Per gli altri, dovrai scorrere fino in fondo e utilizzare il collegamento per annullare l’iscrizione lì.
Meno disordine in entrata significa meno pulizia futura.
Ho cercato i tipi di file di cui non avevo bisogno
Dopo aver eliminato gli evidenti allegati di grandi dimensioni, sono diventato più specifico.
Invece di indovinare cosa eliminare, ho cercato per tipo di file. Gmail ti consente di filtrare gli allegati direttamente nella barra di ricerca, quindi ho inserito i seguenti termini nella barra di ricerca:
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nome file:pdf
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nome file:zip
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nome file:ppt
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nome file:mp4
Sono emersi rapidamente vecchi documenti, cartelle compresse, presentazioni e file multimediali casuali che erano rimasti nella mia casella di posta per anni.
Molti di essi erano cose come moduli scansionati, mazzi di eventi e report condivisi che avevo già scaricato una volta. Mantenerli in Gmail non era necessario.
Questo metodo sembrava più mirato rispetto alla semplice eliminazione per data. Stavo eliminando dalla mia casella di posta file che non mi servivano più.
L’eliminazione per tipo di file mi ha aiutato a muovermi più velocemente invece di eseguire la scansione in modo casuale.
Ho cancellato le cartelle Cestino e Spam di Gmail
Avevo quasi dimenticato questo passaggio ed è importante più di quanto la maggior parte delle persone creda.
L’eliminazione delle email non libera immediatamente spazio in Gmail. Gli elementi vengono spostati nel Cestino, dove rimangono fino a 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente. Lo stesso vale per lo spam.
Dopo aver eliminato in blocco allegati di grandi dimensioni e vecchie promozioni, ho aperto entrambe le cartelle e le ho svuotate.
In Gmail, puoi fare clic Spazzatura nella barra laterale sinistra e fare clic Svuota cestino Ora. Quindi vai a Spam e fare clic Elimina subito tutti i messaggi spam.
Ci vogliono pochi secondi, ma è il passaggio che libera subito lo spazio di archiviazione invece di aspettare un mese.
Ho cambiato alcune abitudini in modo che la mia casella di posta non si riempia più
Dopo aver ripulito tutto, non volevo ritrovarmi nella stessa situazione sei mesi dopo. Quindi ho cambiato alcune abitudini.
Innanzitutto, ho smesso di usare la mia email principale per tutto. Le iscrizioni al dettaglio, i codici sconto e i download casuali non devono necessariamente vivere nella stessa casella di posta degli avvisi bancari e delle e-mail personali.
In secondo luogo, sono diventato più veloce nell’eliminare le email con allegati di grandi dimensioni dopo aver scaricato ciò di cui avevo bisogno. Se il file è già salvato, non c’è motivo per cui l’e-mail rimanga per sempre nella mia casella di posta.
Cancella anche la scheda Promozioni in blocco ogni poche settimane invece di lasciarla accumulare per anni. E se non apro qualcosa più di una o due volte, annullo l’iscrizione all’istante.
Questi piccoli cambiamenti assicurano che il mio spazio di archiviazione non si ripristini di nuovo silenziosamente.
Dopotutto non avevo bisogno di aggiornare il mio spazio di archiviazione
Quando Gmail mi ha avvisato che il mio spazio di archiviazione era quasi pieno, il mio primo pensiero è stato quello di aggiornare a Google Uno. Sembrava più facile che scavare in anni di e-mail.
Dopo aver esaminato cosa occupava lo spazio, mi sono reso conto che la soluzione non era complicata. Alcune ricerche mirate, alcune eliminazioni collettive, la cancellazione di Cestino e Spam e l’annullamento dell’iscrizione a cose che non avevo mai letto hanno fatto una notevole differenza.
