Spesso scrivo ciò che devo fare in Google Keep non appena mi passa per la mente. Potrebbe essere qualcosa che devo comprare, una riparazione domestica che ho rimandato o un’idea per un progetto del fine settimana.
Nel corso del tempo, i miei appunti sono diventati un elenco crescente di attività che continuavo a rimandare e che raramente riaprivo.
Alla fine, ho trovato un modo migliore per trasformare le idee in piani attuabili combinandole Continua a prendere appunti velocemente con promemoria, scadenze ed elenchi di controllo delle attività.
Ecco come utilizzo entrambe le app per creare un sistema pratico per la gestione delle attività quotidiane.
Trasformo le note selezionate in attività realizzabili
Smetti di lasciare le note importanti inattive
Non tutte le note che annoto in Google Keep necessitano di una scadenza o di un promemoria. Alcune sono idee che voglio ricordare, mentre altre sono compiti su cui intendo agire. Utilizzo Google Task per separare i due.
Quando trovo una nota che richiede un’azione, tocco il pulsante icona promemoria e scegli una data e un’ora. Google salva automaticamente il promemoria come attività, a cui posso accedere dall’app Attività o da Google Calendar.
Non è necessario copiare le informazioni in un’altra app o creare una voce duplicata.
Ad esempio, se creo una nota Keep sulla sostituzione di un rubinetto che perde, posso aggiungere un promemoria per occuparmi del problema durante il fine settimana.
L’attività viene visualizzata in Google Task con a Da Keep label, che mi consente anche di tornare alla nota originale ogni volta che ho bisogno di ulteriori informazioni. Conservo le foto, i collegamenti e altro materiale di riferimento della nota in Keep mentre utilizzo Attività per tenere traccia della scadenza.
Posso anche gestire questi promemoria da entrambe le app. Se i miei piani cambiano, posso modificare la data e l’ora da Keep, Attività o Calendario. Posso persino contrassegnare l’attività come completata da uno qualsiasi di questi luoghi.
Utilizzo elenchi di attività separati per mantenere tutto organizzato
Crea elenchi dedicati per diverse priorità
Man mano che aggiungevo altri promemoria a Google Task, mi sono reso conto che tenere tutto in un lungo elenco non era utile. Una riparazione domestica, un incarico di lavoro e una commissione per la spesa non vanno insieme.
Quando tutto è in un unico posto, diventa difficile identificare le attività a cui devo dare priorità e gli elementi meno urgenti possono facilmente perdersi. Per risolvere questo problema, utilizzo elenchi separati in Google Task per assegnare a diversi tipi di responsabilità il proprio spazio.
Ad esempio, ho elenchi per commissioni personali, compiti domestici e responsabilità legate al lavoro. Posso passare da un elenco all’altro ogni volta che devo concentrarmi su una categoria particolare senza scorrere attività non correlate.
È anche utile che le attività che creo dalle note di Keep continuino a essere visualizzate in Google Keep Promemoria sezione. Posso aprirlo dal menu di navigazione di Keep e vedere tutte le mie note a cui sono allegati promemoria, senza passare a Google Task ogni volta che voglio rivisitarle.
Suddivido i grandi progetti in passaggi più piccoli
Utilizza le attività secondarie per tenere sotto controllo i piani più grandi
Uno dei motivi per cui mi piace combinare Google Keep con Attività è che non devo trattare un grande progetto come un’enorme cosa da fare. Alcuni progetti prevedono diversi lavori più piccoli ed è facile continuare a rimandarli quando non so da dove cominciare.
Utilizzo Google Keep per raccogliere tutto ciò che riguarda un progetto in un unico posto. Ad esempio, se sto pianificando un progetto di miglioramento della casa, posso creare una nota contenente misure, foto dello spazio, collegamenti ai prodotti, idee per gli acquisti e cose che devo considerare.
Questo mi offre un comodo punto di riferimento senza ingombrare la mia lista di attività con ogni piccolo dettaglio.
Per i progetti più grandi, faccio un ulteriore passo avanti trasformando l’attività principale in passaggi più piccoli e gestibili in Google Task. L’app supporta attività secondarie, quindi posso mantenere visibile l’obiettivo generale mentre tengo traccia delle singole azioni necessarie per completarlo.
Ad esempio, invece di aggiungere un’attività vaga come “organizzare il garage”, creo attività secondarie per ordinare gli strumenti, pulire gli scaffali, eliminare oggetti indesiderati e acquistare scatole di immagazzinaggio. Ogni passaggio completato mi avvicina alla conclusione del progetto.
Trovo che questo approccio sia utile per progetti che richiedono diversi giorni o richiedono pianificazione. Invece di fissare un compito intimidatorio e rimandarlo ripetutamente, ho un chiaro elenco di azioni più piccole su cui posso lavorare quando ho tempo.
Google Keep e Attività costituiscono una combinazione pratica
Io uso Google Keep per catturare idee, salvare informazioni utili e raccogliere tutto ciò di cui potrei aver bisogno per un progetto. Nel frattempo, Compiti mi aiuta a trasformare queste idee in azioni concrete, a suddividere i progetti in passaggi più piccoli e a tenere traccia di ciò che ho completato.
La parte migliore è che non devo mantenere due sistemi separati. I promemoria si sincronizzano tra le app, così posso rivisitarli in Keep o gestirli in Attività insieme alle mie altre responsabilità.
Che io stia pianificando un progetto per la casa, tenendo traccia delle commissioni o gestendo il mio lavoro, questa combinazione mi aiuta ad andare oltre la semplice scrittura delle cose. Dopotutto, una lista di cose da fare è utile solo se mi aiuta a portare a termine le cose.
