Ho iniziato a usare Gmail il giorno del lancio e da allora utilizzo il client per motivi di lavoro e personali.
Lo uso per accedere a siti Web e piattaforme di e-commerce e utilizzo la stessa e-mail per iscrivermi alle newsletter di Substack.
Ma poiché i data broker condividono le mie email con innumerevoli spammer, la mia casella di posta è inondata di email promozionali.
In combinazione con le e-mail di lavoro e personali, la mia casella di posta è diventata ingestibile finché non l’ho passata a Gemini.
Utilizzo un prompt per gestire prima i thread importanti in Gmail
Cancellare prima le email importanti
Se sei come me e hai migliaia di e-mail non lette e hai paura di leggerle, questo primo messaggio è per te.
Ma affinché funzioni, devi connettere Gemini alle tue app Google Workspace. Puoi utilizzare la scheda Gemini in Gmail, ma preferisco un messaggio automatico.
Questo è il modo più semplice per farlo ripulire Gmail senza bisogno di alcuna conoscenza di programmazione.
Tutti i prompt utilizzati derivano da Gemini e possono essere utilizzati come azioni pianificate o nella scheda Gemini in Gmail.
Nell’app Gemini, apri il file Impostazioni menu, selezionare App connessee attiva Google Workspace.
Ciò consente a Gemini di comunicare con tutte le app Google, tra cui Keep, Meet, Documenti e altre app Google Workspace.
Dato che il mio è stato attivato, il passaggio successivo è impostare un’azione pianificata in Gemini.
Nel menu Impostazioni di Gemini, vai a Impostazioni > Azioni pianificate (O Orari se si utilizza Gemini Spark). Clic Crea nuovo e assegna alla tua azione un nuovo nome, frequenza (giornaliera, settimanale o mensile) e ora.
Preferisco eseguire questa azione ogni giorno, ma puoi regolare la frequenza in base al numero di email che ricevi.
Nella sezione prompt, copia e incolla le istruzioni seguenti che ho ricevuto da Gemini:
Riepiloga le mie email non lette degli ultimi sette giorni. Raggrupparli in tre categorie chiare:
1. Messaggi diretti o thread che richiedono una mia risposta
2. Fatture, ricevute, conferme o qualsiasi cosa finanziaria
3. Newsletter, promozioni, avvisi e altri contenuti a bassa priorità
Per la categoria 1, forniscimi un breve elenco puntato di chi lo ha inviato e di cosa ha bisogno. Mantieni l’intera risposta semplice e facile da scansionare.
Con la richiesta di cui sopra eseguita quasi ogni giorno, ricevo un riepilogo in stile report da Gmail che mi aiuta a classificare e dare priorità alle email.
Questo metodo mette in primo piano le poche e-mail che necessitano di una risposta immediata, mentre le altre possono attendere.
Se non desideri utilizzare le azioni pianificate, incolla il messaggio nella scheda Gemini in Gmail per ottenere gli stessi risultati.
Guardo l’elenco, apro i thread di posta elettronica importanti che necessitano di una risposta, li contrassegno come letti e vado avanti. Questo suggerimento non risolve il disordine, ma mi consente di svolgere prima il lavoro importante.
Ciò non significa che non li trattiamo; significa solo che abbiamo bisogno di un suggerimento diverso.
Il prompt dei Gemelli che elimina tutto il caos che creavo ogni volta
Non ho nessuno da incolpare tranne me stesso
Mi sono iscritto a innumerevoli siti Web utilizzando il mio account Gmail e me ne pento ogni giorno. Ricevo più email promozionali che importanti e, come tutti gli altri, sono stufo.
Non solo odio il mio casella di posta caotica vengono intasati di email inutili, ma intaccano anche lo spazio di archiviazione di Google Cloud di cui ho bisogno per eseguire il backup di documenti e immagini.
Ricevo anche innumerevoli newsletter da aziende e Substack che devo eliminare. Non ho la pazienza di cancellarli tutti, soprattutto quando si accumulano.
Quindi ho chiesto a Gemini un suggerimento che potessi usare per affrontare questa spazzatura ogni settimana. Ho programmato un’azione per ogni domenica mattina utilizzando lo stesso metodo menzionato in precedenza.
Rimuove newsletter, avvisi automatici, e-mail promozionali e notifiche di tracciamento del corriere. Ecco il prompt che Gemini mi ha suggerito di utilizzare:
Guarda le mie e-mail promozionali, newsletter, notifiche di tracciamento del corriere e avvisi automatici non letti della scorsa settimana. Elenca i mittenti principali che sono solo disordine. Suggerisci quali posso archiviare in sicurezza o contrassegnare come letti in blocco. Se qualcosa sembra effettivamente utile (un vero affare o un aggiornamento importante), segnalalo separatamente.
Delle 200 e-mail, la maggior parte proveniva da queste categorie. I Gemelli possono individuare i recidivi, il che mi fa risparmiare molto tempo.
Non devo scorrere ed eseguire la scansione manualmente, il che non solo aiuta con l’ansia ma riduce anche il tempo trascorso davanti allo schermo. I risultati sono stati sconcertanti: Gemini ha identificato i siti di shopping che inviano spam ogni volta che ne hanno la possibilità.
Ha inoltre individuato newsletter che leggo raramente e notifiche di app che tendo a ignorare. Faccio anche molti acquisti online e ogni ordine spesso viene fornito con il monitoraggio del corriere che invia e-mail ad ogni traguardo.
Dato che si è rivelato così efficace, mi chiedevo se potevo cancellare le e-mail dei corrieri risalenti a tempi più antichi. Quindi ho modificato il messaggio per un periodo più lungo e l’ho incollato nella scheda Gemini di Gmail; Ho cancellato con facilità un’enorme quantità di e-mail risalenti al 2024.
Ciò che mi piace di questo prompt è che mi fornisce un elenco pulito e un suggerimento di ricerca pronto all’uso che mi semplifica la vita.
Evidenzia anche le email importanti di quelle categorie che posso archiviare per dopo.
Gemini mi aiuta anche con le e-mail non lette che devono essere gestite
Un modo efficace per rimanere aggiornato sui thread
Il terzo prompt che consiglio di utilizzare deve funzionare in tandem con gli altri prompt menzionati in precedenza. Non l’ho impostato come separato Azione programmata in Gemelli; Lo eseguo manualmente dopo che le azioni precedenti sono state completate.
Questa richiesta è efficace per controllare le e-mail non lette che richiedono attenzione e anche per riepilogare eventuali scadenze.
Lo uso come sistema di sicurezza per chiudere eventuali buchi che Gemini potrebbe aver perso dopo aver eseguito i primi due prompt.
Fa emergere le email che richiedono la mia attenzione in modo che io possa rivedere e cancellare subito questi thread.
Ecco il prompt Gemini che puoi utilizzare dalla scheda Gemini in Gmail:
Dalle mie email rimanenti non lette, trova tutto ciò che assomiglia a un’azione, una domanda, una scadenza o qualcosa a cui devo ancora rispondere. Elencali come una semplice lista di controllo numerata con il mittente e un riepilogo di una frase di ciò che devo fare. Ignora la tua pura informazione o i messaggi automatizzati.
Dopo l’esecuzione di questo messaggio, ricevo un elenco di controllo utilizzabile che posso rivedere e completare in base al mio giudizio. Rispondo alle e-mail che contano di più ed etichetto o archivio quelle che non ritengo richiedano un’azione.
Questo passaggio finale cancella il conteggio dei documenti non letti di Gmail mantenendomi sempre aggiornato. Per essere accurato, eseguo un messaggio aggiuntivo dopo aver terminato l’elenco di controllo in modo che non venga lasciato nulla indietro.
A volte, anche dopo aver letto le e-mail, mi dimentico di agire, quindi mi assicuro che i Gemelli mi coprano le spalle.
Chiedo a Gemini con un rapido messaggio di follow-up: “Segna quelli promozionali che ho appena recensito come letti” o “Archivia tutto ciò che era solo informativo”.
Gemini è l’arma segreta di cui non sapevo avesse bisogno Gmail
L’integrazione di Gemini con le app Google è stata un vero toccasana per molte attività quotidiane. Ma la quantità di spam che si infiltra nelle nostre caselle di posta non ha precedenti e deve essere affrontata.
Per fortuna, Gemelli è abbastanza competente da gestire il mio casella di posta disordinata e mantenere bassa la mia ansia.
Se hai riscontrato problemi simili, ti consiglio di utilizzare le istruzioni sopra.
