Da quando utilizzo Google Calendar, è stato la spina dorsale del modo in cui pianifico la mia giornata e la mia settimana. È l’app che apro quando inizio la giornata e l’ultima app che utilizzo prima di andare a letto per fissare un orario per il giorno successivo.
Mi aiuta a bloccare tutto, dall’orario di lavoro alle commissioni. Lo uso per tenere traccia delle abitudini e gestire tutte le mie varie scadenze.
Il modo in cui utilizzo l’app è cambiato più volte nel corso degli anni, così come l’app; la maggior parte di questi cambiamenti sono realmente avvenuti migliorato la mia routine.
Questi aggiornamenti silenziosi non necessariamente fanno notizia, ma gli utenti attivi li notano e mi hanno aiutato a gestire il mio programma più facilmente.
Oserei dire che hanno rimodellato il modo in cui utilizzo Google Calendar. Di tutti i cambiamenti che ho apportato, questi quattro aggiornamenti hanno avuto l’impatto maggiore.
Utilizzo di fusi orari secondari per pianificare in modo più intelligente tra regioni
L’utilizzo del doppio fuso orario elimina le congetture dalla pianificazione
IO lavorare con team di diverse regioniquindi la pianificazione di riunioni e anche di recuperi rapidi può comportare molte conversazioni manuali.
Di solito controllavo gli orologi mondiali, scrivevo gli offset nelle note e speravo di calcolare accuratamente i fusi orari. Google Calendar ha una funzionalità meno conosciuta che mi ha risolto questo problema.
Puoi aggiungere un fuso orario secondario che appare accanto a quello principale nella griglia del calendario. Corre lungo il lato della vista giornaliera, così puoi sempre vedere due sequenze temporali contemporaneamente.
Ciò cambia il modo in cui pianifichi le cose quando lavori in diversi fusi orari. Invece di indovinare o fare conversioni nella tua testa, puoi iniziare a vederlo proprio lì.
Sai esattamente quando il tuo orario di lavoro si sovrappone a quello di qualcun altro. Ciò ha un impatto tangibile, poiché smetti di programmare riunioni o chiamate in orari irragionevoli per l’altra persona.
È semplice, ma modella il tuo processo decisionale quotidiano in diversi modi fornendoti un’indicazione visiva del tempo nelle diverse regioni.
Ciò è particolarmente utile quando la tua pianificazione prevede molte comunicazioni asincrone.
Trasformare le attività in blocchi temporali invece di trattarle come cose da fare
In che modo il blocco del tempo per le attività impedisce l’impegno eccessivo e le scadenze non rispettate
Google Task non è una novità, ma la sua integrazione con Google Calendar ha cambiato il modo in cui gestisco il mio carico di lavoro.
La maggior parte delle persone tratta le attività come promemoria fluttuanti destinati a essere affrontati in un momento ambiguo. Il problema è che quando vanno in giro, spesso il lavoro non viene portato a termine.
Gli eventi del calendario sono l’opposto. Ti mostrano quanto è già piena la tua giornata.
Ho iniziato a usare blocco del tempo delle attività in Google Calendar. Invece di creare un’attività e lasciarla in un elenco, le assegno un periodo di tempo di concentrazione.
Ciò fa sì che l’attività venga visualizzata come un rettangolo pieno nella vista del calendario. Ha un’ora di inizio e un’ora di fine, proprio come una riunione.
Il risultato è una pianificazione più accurata. Quando le attività rientrano nella pianificazione, puoi immediatamente vedere cosa deve essere concluso e entro quale ora.
Questo ti aiuta anche ad adattare le tue aspettative lavorative. Ad esempio, lascio altri 15 minuti per attività solo perché possono verificarsi ritardi. Questo mi aiuta anche a evitare di assumermi troppi impegni e di non rispettare le scadenze.
La parte migliore dell’integrazione è che le attività rimangono flessibili. Puoi trascinarli in giro come vuoi.
Se una riunione dura troppo a lungo, puoi spostare l’attività verso il basso. E se finisci qualcosa prima, puoi semplicemente spostarlo in uno slot precedente.
Ti dà un senso più realistico dei compiti da svolgere, del tempo rimasto nella tua giornata lavorativa e di come concludere tutto prima che la giornata lavorativa finisca.
Utilizzare la pianificazione degli appuntamenti per ridurre il coordinamento
Un semplice strumento di pianificazione che riduce il carico cognitivo e mantiene organizzata la settimana
Una delle funzionalità più trascurate di Google Calendar è la pianificazione degli appuntamenti. Non è proprio la stessa cosa che avere una finestra aperta per bloccare il tuo calendario.
Invece, crei un periodo di disponibilità e Google Calendar genera una pagina di prenotazione che altri possono utilizzare per scegliere uno slot.
Dopo aver scelto un orario, l’evento appare immediatamente sul tuo calendario e lo slot si chiude. Non è necessario andare avanti e indietro e non c’è bisogno di indovinare.
Gli account Google personali gratuiti possono creare solo una pagina di prenotazione del programma di appuntamenti attiva alla volta. Per creare più pagine di prenotazione per diversi tipi di riunioni, è necessario un file piano di abbonamento a pagamento.
Ho iniziato a utilizzare la funzione per impostare tutte le mie chiamate individuali e la quantità di tempo che dedico al coordinamento è cambiata.
Che si tratti di un rapido aggiornamento, di una consulenza o di una sessione di pianificazione, il collegamento fa il lavoro per me. Devo stabilire le regole solo una volta.
Posso definire la durata e impostare i limiti di tempo, e questo è tutto ciò che serve. Una volta terminato, non devo fare nient’altro. Google Calendar fa il lavoro pesante.
Questa funzionalità è particolarmente utile per le persone che lavorano in diversi fusi orari.
La persona che prenota uno slot lo vede nella propria ora locale, evitando problemi di conversione del fuso orario. Inoltre, mantiene allineato il mio programma personale perché rispetta le voci del calendario esistenti. Se ho già prenotato qualcosa, lo strumento di pianificazione semplicemente non mostrerà quello slot.
È stato di grande aiuto nel ridurre il carico cognitivo, poiché lo scheduler tiene traccia delle chiamate in sospeso e della loro logistica.
Penso all’incontro solo quando è nel mio calendario e quella separazione mentale ha contribuito notevolmente ad aiutarmi a riprendere il controllo del mio tempo.
Utilizzo di calendari con codice colore per una migliore organizzazione
Un sistema di colori che rivela modelli nel modo in cui lavori effettivamente
La maggior parte delle persone utilizza i colori in Google Calendar per separare categorie come lavoro, personale o famiglia. E questo è un caso di fair use. È così che ho iniziato. Ma ora utilizzo i colori per etichettare meglio il tipo di lavoro che devo fare.
Ad esempio, il lavoro profondo che richiede molta concentrazione assume un colore, mentre le attività collaborative ne ottengono un altro. Quindi fai commissioni o viaggi. Questo mi ha aiutato a tenere traccia dei modelli nel modo in cui lavoro effettivamente e a ottimizzare meglio la mia giornata.
Mi sento più energico nella seconda metà della giornata, quindi pianifico le attività per allinearle con le mattine lente nella prima metà.
Inoltre, mi dà visibilità. Quindi, se una giornata sembra piena di blocchi temporali rosso intenso e di forte concentrazione, eviterò del tutto di programmare le chiamate.
Funzionalità di Google Calendar meno conosciute che migliorano la gestione del tempo
Google Calendar è un’ottima app di calendario, senza dubbio. Ma nascoste in bella vista ci sono funzionalità che possono migliorare notevolmente il modo in cui gestisci il tuo tempo una volta che ti ci abitui.
L’aggiunta di qualcosa di basilare come un fuso orario secondario chiarisce la pianificazione interregionale. Trasformare le attività in blocchi temporali ti offre una visione molto più realistica del tuo carico di lavoro personale.
Allo stesso modo, la pianificazione degli appuntamenti riduce i messaggi di coordinamento in modo da poterti concentrare maggiormente sul lavoro stesso. Infine, seguire uno schema di codifica a colori basato sull’attività da svolgere ti aiuta a individuare gli schemi durante la settimana e ottimizzare il modo in cui lavori ancora di più.
Nessuna di queste funzionalità è ampiamente pubblicizzata, ma possono comunque cambiare le tue abitudini. Inoltre, dopo aver iniziato a usarli, è difficile tornare indietro perché ti aiutano a prendere decisioni migliori quando pianifichi la tua giornata.
