Uso Google Drive per documenti di lavoro, backup, screenshot, PDF e download vari, e spesso vedo la barra dello spazio di archiviazione riempirsi lentamente.
Dato che Google Drive condivide lo spazio con Gmail e Google Foto, non ci vuole molto prima che compaia l’avviso “Spazio di archiviazione quasi pieno”.
Di solito è in quel momento che Google mi spinge verso un aggiornamento a Google One.
Ma prima di pagare un abbonamento, eseguo una breve ma spietata routine di pulizia di Google Drive. Il più delle volte riesco a guadagnarmi mesi di respiro senza spendere un centesimo.
Iniziamo con la ripartizione dello spazio di archiviazione
Oh, dove, oh dove è finito il mio spazio di archiviazione?
Prima di eliminare anche un solo file da Google Drive, controllo dove va a finire il mio spazio di archiviazione.
Lo spazio di archiviazione di Google non si limita a Drive. Comprende anche Gmail, Google Foto, i backup dei dispositivi e varie altre applicazioni.
Se visualizzi un avviso relativo allo spazio di archiviazione e Google ti suggerisce di passare a un piano a pagamento tramite Google One, il problema potrebbe non riguardare i tuoi file su Drive.
Invece di setacciare le cartelle, vado sul sito web di Google One. Qui viene mostrata una semplice ripartizione di quanti gigabyte occupano Drive, Gmail e Foto.
La categoria che occupa più spazio è quella su cui mi concentro successivamente. Se Foto occupa l’80% del mio spazio di archiviazione, non tocco Drive. Se Gmail è pieno, cerco gli allegati di grandi dimensioni.
Ordina i file in Google Drive in base alle dimensioni
Elimina i file più ingombranti
Dopo aver stabilito che il problema è Google Drive, e non Gmail o Google Foto, non perdo tempo a scorrere le cartelle.
Apro Google Drive sul mio desktop, clicco su Spazio di archiviazionee visualizzo i miei file ordinati in base allo spazio di archiviazione occupato. Di solito trovo vecchie registrazioni dello schermo, file video, esportazioni duplicate (soprattutto PDF) o file ZIP archiviati relativi a vecchi progetti.
I video sono quasi sempre i principali responsabili dell’occupazione dello spazio. Se ho ancora bisogno del file, lo scarico su un disco rigido esterno e lo elimino da Drive.
I file ZIP sono un’altra trappola in termini di spazio di archiviazione. Di solito contengono backup di progetti, risorse di design o cartelle esportate. Il problema è che, dopo averli estratti, salvo i contenuti altrove.
Quindi, quando vedo dei file ZIP nelle prime posizioni dell’elenco dello spazio di archiviazione, li esamino ed elimino quelli non necessari.
Ordinare i file in base alle dimensioni può anche aiutare a identificare i file duplicati che potrebbero non essere facilmente visibili nella visualizzazione a cartelle. Invece di conservare ogni versione per sempre, tengo la copia finale ed elimino il resto.
Se la cronologia delle versioni è importante, usa il tracciamento delle revisioni integrato in Google Docs invece di creare nuovi file.
Svuota il Cestino in Google Drive
È una di quelle faccende che si dimenticano facilmente
L’eliminazione dei file all’interno di Google Drive non libera immediatamente spazio. I file eliminati vengono spostati nella cartella “Cestino”, dove rimangono per un massimo di 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente.
Se hai eliminato dei file perché stai per raggiungere il limite gratuito di 15 GB, ma non hai svuotato la cartella “Cestino”, potresti non aver liberato spazio di archiviazione.
In Google Drive, fai clic su Cestino nella barra laterale sinistra. Seleziona gli elementi che desideri rimuovere e fai clic sull’ icona del cestino in alto. Quindi, fai clic su Svuota cestino per eliminare tutti gli elementi.
Poiché lo spazio di archiviazione è condiviso tra i servizi Google, svuoto anche il Cestino di Gmail, la cartella Spam di Gmail e il Cestino di Google Foto.
Rimuovi i file orfani nascosti in bella vista
File senza una collocazione
Non tutti i file in Google Drive sono ordinatamente archiviati all’interno di una cartella. Alcuni diventano “orfani”, il che significa che non sono archiviati in una cartella ma occupano comunque spazio di archiviazione.
Di solito ciò accade quando si elimina una cartella ma si mantengono alcuni file, si esce da cartelle condivise o si riorganizzano i progetti dimenticandosi di spostare i file caricati.
Per individuarli, vai su Google Drive e digita is:unorganized owner:me nella barra di ricerca. In questo modo verranno visualizzati i file di tua proprietà che non sono stati inseriti in nessuna cartella.
La prima volta che l’ho provato, ho trovato vecchi PDF, immagini caricate a caso ed esportazioni obsolete di cui mi ero dimenticato. A quel punto, elimino ciò che non mi serve o sposto il file nella cartella giusta.
Backup di vecchi dispositivi di cui ti eri dimenticato l’esistenza
Fantasmi dei vecchi telefoni del passato
Se utilizzi più telefoni Android, potresti avere dei backup di dispositivi precedenti nel tuo account Google.
Ogni telefono Android esegue il backup dei dati delle app, della cronologia delle chiamate e delle impostazioni del dispositivo. Questi vecchi backup non scompaiono automaticamente quando si passa a un nuovo telefono.
Questi backup non sono sempre ben visibili nella schermata principale dei file di Drive. Per questo è facile non notarli. Tuttavia, occupano spazio nella tua quota di archiviazione.
Per risolvere il problema, vai su Google Drive, clicca su Spazio di archiviazione, seleziona Backup nell’angolo in alto a destra e controlla quanti dispositivi sono elencati. Se vedi telefoni che non usi più, elimina quei backup.
Raramente ho bisogno di passare a Google One
Non sono contrario a pagare per avere spazio di archiviazione aggiuntivo. Passare a Google One può rivelarsi una scelta sensata a un certo punto.
Tuttavia, il raggiungimento del limite di spazio di archiviazione su Google Drive spesso indica un problema di manutenzione.
Seguendo alcuni semplici passaggi, come ordinare i documenti, svuotare il Cestino, eliminare i vecchi backup dei dispositivi e rimuovere i file non necessari, riesco a liberare diversi gigabyte di spazio di archiviazione.
Questa sessione di pulizia mirata mi permette di tenere sotto controllo lo spazio di archiviazione cloud e mi garantisce mesi di respiro.
