Utilizzo Google Calendar per gestire tutti i promemoria della mia vita, come compleanni, fatture, rinnovi e appuntamenti.
Tuttavia, continuavo a lasciar perdere le piccole attività che non rientravano mai in un evento del calendario, come inviare un documento via e-mail, dare seguito a un rimborso, chiamare il servizio clienti durante l’orario lavorativo o controllare una politica prima della chiusura del periodo di reso.
Ad un certo punto, mi sono reso conto che il problema non era che fossi smemorato; era che stavo usando lo strumento sbagliato.
Calendario di Google è brillante per gli impegni, ma terribile per i piccoli compiti che compaiono, si accumulano e scompaiono altrettanto rapidamente.
È stato allora che ho deciso di utilizzare Google Keep per rimanere aggiornato su cose che non appartenevano a Calendar.
Utilizza i promemoria di Keep per ricordare le attività
Quando ho capito che Google Calendar non era adatto per le micro-attività e ho spostato alcuni elementi su Google Keep, è cambiato tutto nel modo in cui ricordo le piccole cose.
I promemoria di Google Keep sembrano più flessibili e meno intimidatori rispetto al blocco del tempo su un calendario.
Adoro quanto sia veloce l’intero flusso.
Posso annotare una nota di una riga come “Invia il modulo di assicurazione tramite e-mail” e toccare il icona promemoria senza pensarci troppo. Non è necessario scegliere un calendario o una durata.
I promemoria basati sul tempo sono ottimi, ma i promemoria basati sulla posizione sono seriamente sottovalutati.
Se devo prendere il nastro da imballaggio dal negozio, aggiungo il luogo al promemoria.
La prossima volta che entro nell’edificio, il mio telefono vibra esattamente per la cosa che stavo per dimenticare.
Il calendario non può corrispondere a quel tipo di tempistica del mondo reale.
Codifica colore con scopo
È stato solo quando i miei promemoria hanno continuato a crollare in uno schiacciante muro giallo che ho capito che codificarli a colori avrebbe potuto organizzare meglio i miei appunti.
Ora, il rosso brillante significa “urgente oggi”, sia che si tratti di restituire un pacco, inviare un documento via email a qualcuno o rinnovare un abbonamento. Il giallo è per le cose che devo ricordare questa settimana, ma non sono emergenze.
Il verde è strettamente riservato alle attività di amministrazione della vita, come informazioni sulla garanzia o numeri di assicurazione. Il blu è per le note di riferimento, comprese misurazioni, numeri d’ordine e istruzioni.
E il viola è per i promemoria a lungo termine di cui non avrò bisogno quotidianamente, ma che dimenticherò assolutamente se non li catturo da qualche parte.
La magia sta nel sapere cosa rappresenta ognuno senza pensarci. Posso aprire Keep in fretta, scansionare i miei appunti e individuare immediatamente ciò che richiede la mia attenzione.
Utilizza le etichette in Keep per tenere traccia delle note
La codifica a colori mi ha aiutato a separare visivamente i miei appunti, ma le etichette hanno finalmente reso Google Keep più organizzato.
Poiché l’app non dispone di un sistema di cartelle, scorrevo all’infinito un lungo elenco di promemoria, liste della spesa e schermate casuali.
Le etichette hanno trasformato tutto ciò in qualcosa in cui potevo navigare.
Ho iniziato creando una manciata di categorie come Commissioni, Lavoro, PersonaleE Ammin. Quindi, ho sfogliato le mie note esistenti e ho aggiunto etichette ovunque avessero senso.
Ora posso toccare Commissioni e vedere solo i piccoli compiti che devo svolgere oggi, non mescolati con i programmi delle vacanze o la lista della spesa. Quando ho bisogno di tenere traccia di tutti i documenti che ho inviato questa settimana, tutto è sotto il file Ammin etichetta.
Le etichette funzionano magnificamente anche con la ricerca di Keep. Digitando una parola chiave ora viene visualizzato l’esatto gruppo di note che mi aspetto.
È un trucco semplice, ma etichettare i miei appunti ha cambiato l’intera esperienza. I miei promemoria ora sembrano strutturati e nulla di importante viene sepolto dal rumore.
Il trucco della lista di controllo che mi mantiene coerente
Una delle scoperte più significative che ho avuto con Google Keep è stata quella di trattare alcune attività come comportamenti ricorrenti invece che come promemoria una tantum.
Creavo note separate per cose come “preparare i documenti per la settimana”, “inviare la scheda attività” o “commissioni settimanali” e si accumulavano in un caos caotico.
Ora tengo una manciata di liste di controllo principali che si ripristinano ogni volta che le completo ed è stato uno dei sistemi più affidabili che abbia mai usato.
Controllerò le cose man mano che procedo e, alla fine della giornata o della settimana, tocco Deseleziona tutti gli elementie l’elenco viene reimpostato.
È la struttura perfetta per le routine che non cambiano ma che necessitano comunque di attenzione.
Il semplice sistema che ha cambiato il modo in cui ricordo le cose
Mentre Calendario gestisce ancora gli eventi più importanti della mia vita, Mantenere si prende cura dei piccoli compiti facilmente dimenticati.
Utilizzando note codificate a colori, etichette che fungono da sistemi di archiviazione, promemoria ed elenchi di controllo, l’app ha finalmente dato struttura alle mie attività quotidiane.
Invece di essere un dashboard rumoroso e traboccante di note disordinate, ora è un sistema sorprendentemente affidabile che tiene traccia delle cose che contano.
Con alcune modifiche, Keep è diventata per me molto più di una semplice app per prendere appunti.
