Non sono il solo a considerare la mia casella di posta Gmail come una lista di cose da fare per la mia vita.
Le e-mail con elementi utilizzabili rimangono contrassegnate, contrassegnate come speciali o inserite in etichette per assicurarmi di non perdere traccia delle cose. Questo va solo così lontano.
Ho provato anche quello dedicato gestione dei compiti app, ma non si attaccano neanche loro. C’è semplicemente troppo attrito nel saltare tra app e servizi, assicurandosi che ti venga ricordato.
Quindi, quando ho notato Attività di Google nascosto nella barra laterale di Gmail, mi sono affrettato a liquidarlo come un’altra funzionalità che probabilmente non utilizzerò molto.
Tuttavia, dopo aver iniziato a usarlo, è stata un’esperienza completamente diversa.
La semplicità con cui l’integrazione di Google Tasks in Gmail ti consente di trasformare una semplice email in un’attività a cui prestare attenzione è tutta la differenza necessaria per passare dalla procrastinazione all’azione.
E questa semplicità è proprio ciò che mi ha fatto riconsiderare il modo in cui utilizzo Gmail e Google Calendar per gestire il lavoro e la vita.
Ecco cosa ho imparato quando ho smesso di ignorare e di utilizzare effettivamente Google Task in Gmail.
Il caso delle attività in Gmail
Trasforma le tue email in azione
Usare Gmail come uno pseudo elenco di attività mi è sempre sembrato intuitivo.
Le e-mail arrivano, puoi agire immediatamente su di esse o contrassegnarle per dopo se possono essere rinviate un po’ abbastanza facilmente.
Tutto, dalle notifiche Asana a Trello gli aggiornamenti vengono visualizzati nelle e-mail, rendendolo lo strumento perfetto per le attività.
Sfortunatamente, a causa dell’enorme volume di e-mail che ricevo, il sistema va in pezzi nel momento in cui i follow-up vanno oltre un giorno o due.
Un’e-mail contrassegnata con Speciali può solo dirti che devi farci qualcosa, non quando devi farci qualcosa.
Attività di Google in Gmail cambia la situazione.
Dal momento in cui apri la posta in arrivo, le tue attività e cose da fare vengono posizionate proprio accanto ai tuoi messaggi e-mail.
Quando un’e-mail richiede un’azione da parte tua, puoi fare clic aggiungere alle attività e Gmail crea un’attività concisa che include un collegamento al messaggio originale.
Non è necessario copiare le righe dell’oggetto, i collegamenti o associare un’e-mail a un’attività. È tutto fatto per te. Conveniente.
Dopo aver aggiunto un’attività, puoi assegnare una data di scadenza e persino attività secondarie se è necessario suddividerla ulteriormente.
E diventa ancora meglio.
Quando assegni una data e un’ora di scadenza, l’attività viene visualizzata automaticamente in Google Calendar. La sincronizzazione è completamente automatica e senza interruzioni, rendendola parte del tuo programma nel mondo reale.
Questa sincronizzazione di tutto l’ecosistema e la facilità d’uso che ne deriva sono anche ciò che ti convince.
Perché in realtà ti atterrai ad esso
Alcune piccole abitudini con un grande profitto
Se sei come me, probabilmente hai provato le app dedicate all’elenco delle cose da fare.
Non c’è niente di sbagliato in loro se riesci a rispettarli, ma è proprio questo il problema. Li avvierai, magari aggiungerai loro alcune attività e te ne dimenticherai.
Ma il task manager di Gmail rimuove questo attrito perché controllare le e-mail è un compito fondamentale a cui inevitabilmente arriverai.
Prima, se vedessi un messaggio e prendessi nota mentalmente di come arrivarci più tardi. Se mi ricordassi, lo metterei nell’app delle cose da fare.
Troppe volte, però, me ne dimenticherei.
Ora, con l’integrazione integrata in Gmail, posso agire in ogni momento. Posso creare un’attività proprio in questo momento.
Se necessario, posso aggiungere i dettagli da solo, ma di solito Gmail se ne occupa anche per me.
L’integrazione interfunzionale ha aggiunto vantaggi.
Se devo solo dare un’occhiata a tutto ciò che devo fare, le stesse attività sono disponibili nell’app Google Task dedicata.
E poi c’è il calendario integrazione. Ciò significa che queste attività vengono visualizzate ovunque sia collegato al mio Google Calendar, inclusa la dashboard dell’Assistente domestico.
Altrove, un elenco di attività nascosto in un’app raramente richiede attenzione.
Al contrario, vedere le attività non completate in Gmail e nel mio calendario crea una sottile pressione che funziona davvero.
Inizi a guardare la tua lista di cose da fare e i tuoi impegni in modo più approfondito quando sono visibili in più posti anziché sepolti in un’app di lista di controllo separata.
Come un elenco di attività integrato ha cambiato il modo in cui utilizzo Gmail
Non pensavo di aver bisogno di un task manager integrato Gmail. L’app è già abbastanza disordinata così com’è.
Ma ora che fa parte del mio flusso di lavoro, non riesco a immaginare di tornare al vecchio modo di fare le cose.
Le attività quotidiane rimangono visibili e realizzabili. E queste scadenze visibili mi assicurano che io pianifichi effettivamente la mia giornata e concluda le cose in tempo.
È un piccolo cambiamento con un grande impatto e ha reso la mia vita molto più produttiva e snella. E potrebbe fare lo stesso per te.
