Ho sempre trattato Google Keep come poco più che un cimitero digitale per idee incomplete e liste della spesa.
Ma tutto è cambiato quando ho capito che Keep non è più solo un’app per appunti autonoma; ora è un front-end per il mio intero stack di produttività di Google.
Ho smesso di prendere semplicemente appunti e ho iniziato a creare un flusso di lavoro automatizzato.
Questa integrazione unica colma il divario tra un pensiero fugace e una scadenza attuabile. Ho iniziato a sfruttare la perfetta integrazione di Keep con Attività di Google.
Google Keep ora comunica con Attività
Sebbene Google offra un’app decente per prendere appunti e gestire le attività su Android, non parlavano tra loro. Keep supporta i promemoria, ma non è stato possibile sincronizzarli con l’app Attività.
Annotavo un’idea brillante per un progetto in Keep, impostavo un promemoria e poi me ne dimenticavo completamente perché il mio vero lavoro si svolgeva in Attività e Calendario.
Tutto è cambiato quando Google ha finalmente colmato il divario.
Ecco come queste due app sono sincronizzate. Se sono in un negozio di alimentari e mi rendo conto che devo prepararmi per una riunione di lunedì, non voglio giocare con le date di inizio e le attività secondarie in un project manager.
Apro semplicemente Keep, digito la nota e premo l’icona del promemoria.
Poiché Keep è visivo, posso codificare i colori per queste acquisizioni: giallo per commissioni veloci, blu per brainstorming approfonditi e altro ancora.
Poiché Google ha finalmente migrato i promemoria di Keep nell’ecosistema di Tasks, l’elenco della spesa viene visualizzato insieme alle cose da fare della riunione del lunedì nel mio elenco di Google Tasks.
Quando sono in Gmail o Google Documenti, posso aprire la barra laterale Attività e vedere la mia nota Keep posizionata proprio lì accanto alle mie cose da fare professionali.
Se seleziono l’attività nell’app Attività mentre sono sul mio laptop, il promemoria in Keep viene automaticamente contrassegnato come Completato. Non è necessario cancellare le notifiche in due posti diversi.
Organizzazione senza pensieri eccessivi
Ero la persona che dedicava più tempo a organizzare il proprio sistema di produttività che a portare a termine il lavoro. Sarei ossessionato dalle cartelle nidificate, dalle complesse gerarchie di tag e da un sistema di denominazione perfetto.
Uno dei maggiori punti di attrito nel prendere appunti è decidere come nominare la nota. In Keep, spesso non attribuisco alcun titolo alle note. Scatto semplicemente una foto o digito un rapido elenco puntato.
Poiché so che un promemoria inserirà quella nota nel mio feed di Google Task, la nota non deve essere formattata perfettamente: deve solo esistere.
Dopo aver creato la nota, assicurati di toccare il icona promemoria in alto e apre lo stesso menu di Google Task. Puoi scegliere una data e un’ora. In qualsiasi momento puoi toccare il pulsante icona promemoria e impostare anche la frequenza.
È ben eseguito. Non è affatto necessario aprire l’app Attività.
Sfortunatamente, non è possibile salvare un promemoria in un elenco specifico in Attività. Mi piacerebbe vedere tale opzione nei futuri aggiornamenti. Tutti questi promemoria vengono inseriti solo nell’elenco Le mie attività.
Inoltre, quando ho una nota lunga o con dozzine di caselle di controllo, queste appaiono piuttosto strane nell’app Attività. La formattazione sembra sbagliata. Google avrebbe potuto fare un lavoro migliore qui.
Passando dal vecchio modo
È qui che la cosa diventa interessante.
Gemini funziona perfettamente con le app Google Workspace, tra cui Keep e Tasks. Posso semplicemente avviare Gemini e chiedergli di creare una nuova attività con un promemoria specifico.
Gemelli scrive una nota Google Keep e crea un promemoria per lo stesso in Attività. Puoi vedere una piccola etichetta Gemini proprio sotto quella nota nell’app. Sebbene funzioni bene e come previsto, l’integrazione sembra interrotta.
Con un comando vocale in Gemini, il bot AI non crea un promemoria in Keep. Ignora completamente la nota Keep e aggiunge la stessa in Attività.
Da ora in poi difficilmente apro l’app Attività (la lancio principalmente quando voglio organizzare le mie attività in elenchi specifici).
Apro semplicemente Google Keep, creo una nota con tutti i dettagli rilevanti come testo, immagini, opzioni di formattazione, collegamenti e altro e imposto un promemoria in modo che si sincronizzi con Google Task.
Una caratteristica, l’organizzazione totale
Alla fine, essere un utente esperto non dipende da quante funzionalità usi; si tratta di quanto poco attrito esiste tra le tue note e l’elenco delle cose da fare.
Non devi più scegliere tra un’app per prendere appunti rapidamente e un robusto task manager: ottieni il meglio di entrambi i mondi in un’unica app.
Se ti senti sopraffatto da sistemi di produttività complessi, concedi una settimana a questa integrazione. Annota la prima nota, attiva il primo promemoria, lascia che si sincronizzi e trasforma quel cassetto della spazzatura digitale in un motore ad alte prestazioni.
Oltre all’integrazione di Google Task, puoi anche utilizzare Gemini in Google Task per aumentare la tua produttività.
