I migliori sistemi di produttività sono quelli che effettivamente utilizzi, ma per la maggior parte di noi, Google Keep e Attività di Google alla fine diventeranno cassetti della spazzatura digitale, pieni di idee incomplete e promemoria scaduti.
Passavo più tempo a valutare i miei appunti che ad agire effettivamente su di essi, finché non ho lasciato che fosse Gemelli a prendere il comando.
Automatizzando il passaggio tra i miei disordinati brainstorming e la mia lista strutturata di cose da fare, ho trasformato un lavoro manuale in un ecosistema autogestito.
Il problema con la solita configurazione di Google Keep e Google Task
Mio Google Keep era il luogo in cui la mia produttività andava a morire. Mi dicevo che stavo catturando idee, ma in realtà stavo solo riempiendo Keep con appunti incompleti.
Era un mix di brillanti brainstorming nel cuore della notte, liste della spesa finite a metà e vaghi promemoria come Chiama Steve (non ricordo nemmeno quale Steve).
Avevo centinaia di questi quadratini colorati e cercarli era come navigare in una cucina disordinata.
Guarderei le mie attività di Google e vedrei un elenco di scadenze scadute di tre settimane fa, quindi guarderei Keep e vedrei pensieri non organizzati. C’erano problemi di connessione tra le mie idee e le mie azioni.
Il debito si accumulava ogni volta che cercavo di organizzarmi. È esattamente qui che sono intervenuti i Gemelli per colmare il divario.
Sblocco dell’integrazione Gemini
Prima di poter effettivamente iniziare la magia, devi concedere a Gemini l’autorizzazione necessaria per leggere i contenuti dalle tue app Google Workspace.
All’inizio ho passato circa dieci minuti a gridare messaggi allo schermo prima di rendermi conto che, per impostazione predefinita, Gemini non può accedere ai miei appunti e alle mie attività.
Per risolvere questo problema, ho dovuto accedere alle Impostazioni Gemini, trovare il menu Estensioni e attiva l’interruttore per Google Workspace.
Dopodiché, Gemini non è solo un’intelligenza artificiale; diventa un assistente personale che può effettivamente indicizzare i tuoi appunti e gestire le tue cose da fare.
Di solito scrivo e basta @Google Attività O @Google Keep per assicurarsi che sappia esattamente con quale app voglio interagire.
È la differenza tra avere un assistente che conosce il lavoro e uno che ha effettivamente accesso alla tua scrivania.
Il mio nuovo flusso di lavoro produttivo
La bellezza di questa configurazione è che non è necessario un dottorato di ricerca nel prompt. Io uso il @ simbolo per indirizzare Gemini verso l’app giusta e farà il resto.
Ad esempio, ho un piano dettagliato per il lancio di un nuovo sito Web per un cliente. È una nota lunga con diverse fasi, input del cliente, informazioni sulla progettazione e altro ancora.
Invece di leggere migliaia di parole, posso accendere Gemelli, digitare @Google Keepe chiedigli di riassumere la nota sui gioielli Asha.
Non finisce qui. Posso anche ottenere un dettaglio specifico da una nota. Posso chiedere “Quali sono i piani per la settimana 9?” e ricevi una risposta astuta in pochissimo tempo.
In un altro esempio, stavo acquistando accessori per la cucina in un centro commerciale. Volevo vedere quali oggetti ho già a casa.
Dato che tengo traccia degli articoli per la casa in Google Keep, ho chiesto a Gemini “Procurami l’elenco dell’inventario della mia cucina” e ho ricevuto una risposta immediata.
La parte migliore è che Gemini ha persino classificato i miei articoli da cucina in Elettrodomestici, Pentole e Sala da pranzo.
Anche con Google Task, posso chiedere a Gemini di recuperare le mie attività degli ultimi due mesi e ricevere un elenco di cose da fare.
Posso anche entrare nei dettagli, come “Ricevimi la mia attività di posta elettronica da Figma” e ottenere un collegamento diretto a tale attività ed e-mail.
Qui è dove diventa davvero pazzesco. Posso chiedere a Gemini di cercare una nota specifica in Keep e di creare un’attività basata su quella in Attività.
@Google Keep, cerca la mia ricetta Paneer Tikka Masala e crea una lista della spesa in @Google Tasks chiamata “Cena del martedì” con quegli ingredienti come attività secondarie, ma tralascia le cipolle.
Gemini ha cercato la ricetta del Paneer Tikka Masala in Keep, ha compreso il contesto e ha creato attività pertinenti per gli ingredienti in Google Tasks.
Il ROI è enorme
Trascorrevo almeno 20 minuti ogni mattina a ripulire i miei appunti, i miei compiti e a dare un senso alla mia calligrafia. Ora, Gemini fa il lavoro per me.
So che se scarico un pensiero in Keep, Gemelli può trovarlo, riassumerlo e trasformarlo in un’attività ogni volta che sono pronto. Posso persino creare e ottenere dettagli dal mio elenco di attività esistente.
Il ROI è stato enorme e posso già notare un aumento della produttività nel mio flusso di lavoro quotidiano.
Il miglior caso d’uso di Gemini
Il problema con la maggior parte degli stack di produttività non è la mancanza di strumenti; è la tassa di mantenimento che paghiamo solo per mantenerli aggiornati.
Per anni, il mio Google Keep è stato un cimitero di grandi idee e il mio Google Task è stato un cimitero di scadenze scadute.
Alla fine ho raggiunto un punto di rottura e ho deciso di vedere se Gemelli potesse colmare il divario tra il mio cervello disordinato e il mio programma reale.
È iniziato come un piccolo esperimento di automazione e si è trasformato in una revisione totale del sistema mi ha fatto risparmiare ore di lavoro manuale ogni settimana.
Allora, cosa stai aspettando? Trasforma Gemini nel “capo dello staff” definitivo per il tuo ecosistema Google e aumenta la tua produttività.
