Come la maggior parte delle persone, ho provato la mia giusta dose di task manager. Sono rimbalzato tra terze parti Androide app come Todoist, TickTick e Notion.
Tuttavia, non è successo nulla. Ero sopraffatto dal numero di elenchi che dovevo mantenere e dalle decisioni su dove appartenere a un’attività.
Ma ad un certo punto, mi sono reso conto che stavo dedicando più tempo alla gestione delle attività che al loro svolgimento. Il punto di rottura è stata la mancanza di contesto. La maggior parte delle mie attività non sono iniziate affatto come attività.
Sono iniziate come e-mail, con richieste, follow-up, approvazioni e impegni nella mia casella di posta. Mescolarli in un’app separata sembrava un lavoro impegnativo.
Quindi, invece di aggiungere un altro sistema, ho provato qualcosa di più semplice.
Ho trasformato Gmail stesso in un task manager leggero, proprio dove il lavoro stava già accadendo.
Ripensa quali sono effettivamente i compiti
Uno dei motivi per cui la maggior parte dei task manager non si è mai schierata con me è che trattavano ogni compito allo stesso modo.
Una risposta rapida, il follow-up di una riunione e un progetto a lungo termine si sono trasformati in caselle di controllo identiche, il che ha reso la mia lista di cose da fare più pesante del necessario.
Mi sono reso conto che il problema era il modo in cui stavo definendo i compiti.
Quando ho fatto un passo indietro, mi sono reso conto che molti dei miei “compiti” non erano affatto compiti. Erano e-mail a cui dovevo rispondere, decisioni che dovevo prendere o informazioni a cui dovevo fare riferimento in seguito.
Forzando tutto in un task manager tradizionale, duplicavo il lavoro.
Se un’e-mail richiede meno di due minuti, la gestisco immediatamente. Se necessita di follow-up, diventa un compito. Se è puramente informativo, rimane archiviato.
Dopo aver smesso di provare a estrarre attività dall’e-mail e aver invece lavorato al suo interno, la gestione del carico di lavoro è diventata più semplice.
Trasformare le email in attività (senza uscire da Gmail)
La funzionalità che ha fatto clic su questo sistema è in bella vista sull’interfaccia desktop di Gmail.
Apri il Compiti pannello dalla barra laterale di destra, trascina un’e-mail al suo interno e Gmail trasforma immediatamente quel messaggio in un’attività.
L’attività eredita l’oggetto dell’e-mail come titolo, include un collegamento diretto al messaggio originale e si sincronizza automaticamente con l’attività Attività di Google app.
Nell’app mobile puoi aprire un’e-mail, toccare l’icona icona del menu a tre punti in alto e seleziona Aggiungi alle attività.
Ciò che lo rende così efficace è la sensazione di assenza di attrito.
Non devo copiare i dettagli, cambiare app o decidere come esprimere l’attività. Posso rinominarlo immediatamente in qualcosa di utilizzabile, come “Rispondi con modifiche”, “Invia fattura” o “Rivedi documento” e andare avanti.
L’e-mail originale rimane allegata, quindi il contesto non viene mai perso. Se ho bisogno di controllare un allegato, rileggere un thread o confermare una scadenza, è a portata di clic.
Puoi creare rapidamente più attività facendo clic sulle caselle di controllo accanto alle e-mail e trascinandole nel file Compiti pannello.
Utilizzo di Google Task per tutto ciò che non è un’e-mail
Dopo che Gmail e Google Task sono diventati la mia impostazione predefinita per le attività basate sulla posta elettronica, la domanda ovvia era cosa fare con tutto il resto, come idee, promemoria e cose da fare personali.
Tutto ciò che non è iniziato come email è finito direttamente in Google Task. Li aggiungerei manualmente dall’app Attività sul mio telefono o dalla barra laterale sul desktop.
Mantengo i titoli brevi e resisto alla tentazione di organizzarmi eccessivamente.
La chiave era considerare Tasks come un contenitore piuttosto che come un pianificatore. Era lì che andavano le cose incompiute, in modo che non occupassero spazio mentale.
Dove questa configurazione non è all’altezza e perché la mantengo comunque
La mia configurazione di Gmail e Attività non è perfetta e non farò finta che sostituisca ogni funzionalità di un task manager dedicato.
Google Task è volutamente semplice. Non supporta un sistema di tagging, gerarchie di progetti o analisi integrate o report sulla produttività.
Se gestisci progetti di grandi dimensioni e in più fasi con dipendenze e tempistiche, questo sistema sembrerà limitante.
Inoltre non è eccezionale per la pianificazione a lungo termine. Sebbene sia possibile aggiungere scadenze in Attività, non offre funzionalità avanzate come modalità di pianificazione settimanale, bilanciamento del carico di lavoro o monitoraggio dei progressi; cose che app come TickTick e Todoist fanno bene.
Se fai affidamento su queste funzionalità per rimanere motivato, Google Task potrebbe sembrare scarno.
Ma quella semplicità è il motivo per cui lo tengo.
Vivo già nell’ecosistema Google. Gmail è aperto tutto il giorno, mentre Google Calendar gestisce la mia pianificazione. E Google Tasks si integra con entrambi. Non esiste una casella di posta separata per le cose da elaborare.
Grazie alla collaborazione tra Gmail e Attività, posso creare facilmente attività mentre leggo un’e-mail e non più tardi, quando potrei dimenticarmela.
Ogni attività si collega all’e-mail originale, quindi non devo copiare dettagli, incollare collegamenti o chiedermi perché ho aggiunto qualcosa in primo luogo.
Per il lavoro quotidiano, è molto più utile di un potente task manager.
Il bello di usare Gmail come task manager
Dopo anni trascorsi tra app dedicate alle cose da fare, ho finalmente trovato un sistema che funziona perché si adatta perfettamente al modo in cui già lavoro.
Gmail, abbinato a Attività di Googlemantiene i miei elementi utilizzabili in primo piano e al centro senza chiedermi di mantenere ancora un’altra app o ecosistema.
Tuttavia, non è perfetto. Manca visualizzazioni di progetto avanzate, promemoria per flussi di lavoro complessi e alcune delle funzionalità gamificate responsabili delle attività offerta.
Ma per me il punto è la semplicità.
Gmail è diventato il mio task manager leggero e sempre accessibile che mi aiuta a organizzare la mia giornata senza sentirmi come un lavoro extra.
