Per molto tempo, la mia pianificazione quotidiana è vissuta su troppe app.
Google Calendar teneva le mie riunioni, un’app da fare teneva traccia delle mie attività, i promemoria gestivano le faccende ricorrenti e le app per le note memorizzavano piani sciolti.
Ciascuno strumento funzionava bene da solo, ma gestirli insieme si è trasformato in un sistema che richiedeva controlli, cambiamenti e giochi di destrezza costanti per rimanere sulla buona strada.
Alla fine, ho iniziato a rimettere tutto a posto Calendario di Google. Ciò che era iniziato come un esperimento per ridurre il passaggio da un’app all’altra ha lentamente trasformato il modo in cui organizzo la mia giornata.
Google Calendar non è più solo il luogo in cui archivio gli appuntamenti.
È diventato un centro di controllo che mi aiuta a pianificare in modo realistico, a evitare l’overbooking e a mantenere visibili sia le routine lavorative che quelle personali senza passare da un’app di produttività all’altra.
Ho smesso di utilizzare Calendar solo come tracker delle riunioni
Trattavo Google Calendar come un luogo in cui parcheggiare riunioni e appuntamenti in modo da non dimenticarli.
Tuttavia, mi sono reso conto che il mio calendario mostrava solo una parte del mio carico di lavoro effettivo.
Se avessi programmato tre riunioni, la mia giornata sarebbe sembrata completamente aperta, anche se avevo ancora scadenze per scrivere, e-mail da recuperare, commissioni da sbrigare e routine personali che volevo mantenere.
Continuavo a impegnarmi troppo perché il mio calendario non rifletteva il lavoro che riempiva il mio tempo.
Ho iniziato ad aggiungere attività direttamente in Google Calendar come blocchi temporali anziché trattarle come elementi in una lista di controllo separata.
Ho incluso compiti di scrittura, tempo di ricerca e sessioni di modifica come blocchi programmati.
Vederli posizionati tra una riunione e l’altra mi ha costretto a pianificare in modo più realistico. Se il mio calendario sembrava pieno, di solito significava che la mia giornata lo era effettivamente.
Ho anche iniziato a incorporare responsabilità minori che prima scivolavano tra le fessure. Cose come chiamare l’assistenza clienti, programmare il pagamento delle bollette, fare la spesa o pianificare la struttura degli articoli ora vivono nel mio calendario come slot dedicati.
Questi non sono appuntamenti rigidi, ma inserirli nella sequenza temporale li rende più difficili da ignorare.
Ancora più importante, mi aiuta a stimare quanto tempo libero ho piuttosto che dare per scontato che posso spremere tutto.
Questo cambiamento mi ha anche aiutato a smettere di fare affidamento su più app di produttività in competizione per l’attenzione.
Invece di controllare costantemente un task manager per vedere cosa dovevo fare dopo, ora mi affido alla visualizzazione del calendario per guidare la mia giornata.
Il blocco del tempo ha sostituito le mie liste di cose da fare
Il passaggio di Google Calendar da tracker di riunioni a agenda giornaliera mi ha naturalmente spinto verso il blocco del tempo.
Invece di mantenere lunghi elenchi di attività in un’app separata, ora assegno intervalli di tempo specifici nel mio calendario per ciascuna attività.
Ad esempio, se devo scrivere una bozza, mi riservo due ore. Allo stesso modo, attività come la cancellazione delle e-mail o la gestione del lavoro amministrativo hanno ciascuna la propria fascia oraria designata.
Vedere le attività assegnate tra una riunione e l’altra mi aiuta a capire quanto sia effettivamente piena la mia giornata e mi impedisce di accumulare carichi di lavoro non realistici.
Un aspetto che rende efficace il time blocking è la sua flessibilità.
Sul desktop posso trascinare e rilasciare un blocco del calendario in un orario diverso o anche in un altro giorno. Questa flessibilità rende il sistema molto più semplice da mantenere.
Un’altra piccola cosa che ha aiutato a mantenere il blocco del tempo è stata rendere il mio calendario più facile da leggere a colpo d’occhio. Uso colori diversi per diversi tipi di blocchi. Questa separazione visiva rende una giornata piena di impegni molto meno caotica.
Più calendari mi hanno aiutato a separare lavoro e vita
Dopo aver aggiunto il mio programma giornaliero a Google Calendar, sembrava ancora disordinato. Scadenze di lavoro, commissioni personali, routine e appuntamenti erano tutti mescolati in un’unica sequenza temporale, rendendo difficile la lettura a colpo d’occhio.
È stato allora che ho deciso di iniziare a utilizzare più calendari invece di tenere tutto in un’unica visualizzazione.
Ora mantengo almeno due calendari principali: uno per il lavoro e un altro per le questioni personali.
Se voglio rivedere il mio programma di lavoro senza distrazioni, posso facilmente nascondere il mio calendario personale deselezionandolo nella barra laterale.
Al contrario, quando pianifico la mia serata o il mio weekend, posso concentrarmi esclusivamente sui miei impegni personali.
Questa flessibilità rende la pianificazione più semplice perché non fisso costantemente tutto in una volta.
Trasformare la posta elettronica e le attività in eventi del calendario
Uno dei motivi principali per cui Google Calendar ha sostituito per me altre app di produttività è la facilità con cui si connette alle email e alle attività.
Invece di consentire ai messaggi importanti di rimanere nella mia casella di posta o rimanere indefinitamente in un elenco di attività, ho sviluppato l’abitudine di trasformarli in orari programmati sul mio calendario.
Sul desktop, Gmail rende questo processo sorprendentemente fluido. Quando un’e-mail richiede un follow-up, apro il file Compiti pannello nella barra laterale destra di Gmail e trascina lì l’e-mail.
Per le email che necessitano di tempo dedicato piuttosto che di un semplice promemoria, creo eventi. Durante la visualizzazione dell’e-mail, faccio clic su menu a tre punti in alto e seleziona il Crea evento opzione.
Google Calendar inserisce automaticamente la riga dell’oggetto e il contesto pertinente, evitandomi di dover riscrivere i dettagli in un secondo momento.
Ha contribuito a evitare che la mia casella di posta diventasse una seconda lista di cose da fare.
Gli eventi ricorrenti sono diventati il mio manager di routine
Una volta che le attività e il lavoro una tantum si sono trasferiti comodamente in Google Calendar, la routine è stata la cosa successiva a prendere forma.
Facevo affidamento su promemoria o app per abitudini per attività ricorrenti, ma mi sentivo sempre disconnesso dal resto della mia giornata. Gli eventi ricorrenti hanno cambiato la situazione.
Invece di impostare promemoria per cose come allenamenti, preparazione dei pasti, backup o pianificazione settimanale, li ho aggiunti come eventi ricorrenti del calendario.
Ora, una sessione di pianificazione settimanale ha uno spazio fisso. Lo stesso vale per le faccende domestiche, il lavoro amministrativo e le routine personali a cui voglio attenermi senza pensarci costantemente.
Google Calendar è diventato il mio sistema di pianificazione predefinito
Durante le riunioni, compitie-mail e routine erano sulla stessa sequenza temporale, non avevo bisogno di controllare più app o di destreggiarmi mentalmente tra le priorità.
Uno sguardo al calendario è bastato per capire come fosse effettivamente la mia giornata.
Questo approccio mi ha anche reso più realistico su quanto posso affrontare.
Potevo vedere quando la mia giornata era effettivamente piena, quando ero troppo impegnato e quando qualcosa aveva bisogno di muoversi invece di accumularsi.
Quel semplice vincolo ha fatto di più per la mia produttività di quanto abbia mai fatto qualsiasi elenco di cose da fare.
