Apro Gmail decine di volte al giorno. Era lì che arrivavano i messaggi e, occasionalmente, venivano contrassegnati o archiviati. Non mi sarei mai aspettato che fosse utile oltre la posta elettronica.
Tuttavia, nascosta nella barra laterale c’è un’app per prendere appunti che avevo trascurato, anche se la utilizzo Gmail ogni singolo giorno.
Dopo aver iniziato a utilizzare Google Keep direttamente in Gmail, è cambiato il modo in cui gestisco note, idee e attività durante la giornata lavorativa.
Invece di cambiare contesto o lasciare che i pensieri scivolino via, ora li catturo insieme ai miei messaggi.
Se utilizzi Gmail sul desktop, probabilmente hai notato la sottile barra laterale sulla destra. Contiene Google Calendar, Google Task, Google Keep e Contatti.
L’ho sempre considerato una cosa disordinata, considerandolo come qualcosa che Google ha aggiunto per spingere il suo ecosistema.
Per curiosità (e lieve frustrazione per la mia casella di posta), ho fatto clic su Mantieni l’icona un giorno. Un pannello familiare si aprì, mostrando i miei appunti esattamente come appaiono sul mio telefono.
Mantenendo strumenti come Google Keep a portata di clic, Gmail ha offerto un modo leggero per acquisire note senza cambiare scheda.
Come utilizzo Google Keep insieme a Gmail
L’utilizzo di Google Keep in Gmail funge da spazio di archiviazione per i miei pensieri e le mie idee mentre gestisco la mia casella di posta.
Se un’e-mail mi fa scattare un’idea, una domanda di follow-up o qualcosa a cui voglio pensare in seguito, lo annoto in Keep invece di lasciare il messaggio non letto o contrassegnato come speciale.
Ciò mantiene la mia casella di posta focalizzata sulla comunicazione.
Utilizzo Keep anche per estrarre il contesto da lunghi thread di posta elettronica.
Copierò i dettagli chiave, come date, decisioni o azioni, in una nota in modo da non dover ripetere la scansione dell’intera conversazione in un secondo momento.
È utile per i progetti in corso, in cui le informazioni spesso vengono sepolte in più risposte.
Una limitazione è che non puoi spostare direttamente un’email in Google Keep. Non esiste il pulsante “invia a Keep”, che inizialmente sembrava un’occasione persa.
La mia soluzione è semplice: apro l’e-mail, copio il suo URL e incollo il collegamento in una nota di Keep. In questo modo, posso tornare direttamente al messaggio originale ogni volta che ho bisogno di contesto.
Questo approccio funziona bene per i thread in corso. Riassumerò i punti chiave dell’e-mail con parole mie, lascerò il collegamento Gmail sotto e andrò avanti.
Mantiene puliti i miei appunti pur fornendomi un percorso diretto per tornare all’intera conversazione.
Perché funziona meglio che copiare le email altrove
Prima di iniziare a utilizzare Keep in Gmail, la mia mossa predefinita era copiare il contenuto della posta elettronica in un’altra app, che si trattasse di un’app per prendere appunti, di un task manager o di un documento.
Tuttavia, ogni passaggio aggiuntivo rendeva meno probabile che acquisissi le informazioni in primo luogo.
Usare Keep direttamente in Gmail è conveniente. Non devo decidere a chi appartiene qualcosa o interrompere il mio flusso cambiando app.
Se mentre leggo un’e-mail mi viene un pensiero, lo catturo immediatamente.
Sono inoltre necessarie meno duplicazioni e pulizie.
Quando copio le email in altri strumenti, tendo a risparmiare eccessivamente copiando interi thread o dettagli non necessari. Con Keep sono più selettivo.
Ciò rende le note più facili da scansionare e molto più utili in seguito.
Durante il giorno, Keep diventa un leggero blocco note.
Scrivere una risposta, delineare l’ordine del giorno di una riunione o catturare qualcosa che voglio rivedere in seguito avviene tutto lì, senza mai uscire da Gmail.
E poiché si sincronizza automaticamente, le note vengono aggiornate automaticamente sull’app mobile.
Le limitazioni dell’utilizzo di Google Keep all’interno di Gmail
Per quanto comoda sia questa configurazione, non è perfetta.
Google Keep in Gmail è intenzionalmente leggero e questa semplicità significa che non si adatta a ogni flusso di lavoro o a ogni tipo di nota.
La limitazione più significativa è la struttura. Keep non offre cartelle, note nidificate o strumenti di organizzazione avanzati.
Quando le tue note iniziano ad accumularsi, fare affidamento sulle etichette e sulla ricerca può sembrare un po’ limitante rispetto ad altre app per prendere appunti.
È ottimo per l’acquisizione rapida, ma non è progettato per la gestione di progetti di grandi dimensioni a lungo termine.
C’è anche la mancanza di un’integrazione più profonda della posta elettronica.
Poiché non è possibile allegare o spostare direttamente un’e-mail in Keep, fare riferimento ai messaggi richiede passaggi manuali, come la copia dei collegamenti o il riepilogo dei contenuti.
Infine, la barra laterale stessa può sembrare angusta.
Scrivere appunti più lunghi o riflettere su idee complesse in un pannello ristretto non è sempre comodo.
Quando una nota inizia a crescere oltre poche righe, spesso apro Keep in una nuova scheda.
Nonostante queste limitazioni, sono rimasto fedele a questo sistema perché non gli chiedo di fare troppo.
Google Keep in Gmail non sostituisce un’app completa per prendere appunti; è lì per catturare i pensieri prima che scompaiano.
La funzionalità di Gmail che si è guadagnata un posto permanente nel mio flusso di lavoro
Ciò che mi ha sorpreso di più dell’utilizzo Google Keep all’interno di Gmail è il minimo sforzo richiesto. Non c’è alcun processo di installazione o sistema da mantenere.
Tenendo gli appunti accanto alla mia casella di posta, non devo più fidarmi della mia memoria o lasciare che le e-mail si accumulino come promemoria.
Vale la pena notare che questa configurazione non sostituirà un’app dedicata per prendere appunti. Per me, il suo valore risiede nel modo in cui si adatta perfettamente alla giornata.
Quella che una volta sembrava una barra laterale inutile si è trasformata in una delle parti più costantemente utili di Gmaile ora non riesco a immaginare di lavorare senza.
