Sono uno di quegli utenti che hanno creato un file account Gmail durante i primi giorni della sua esistenza. Ha accumulato un sacco di cose nel corso degli anni e ho dovuto ripulirlo molto per renderlo più gestibile.
Questa non è stata l’unica volta in cui ho desiderato le funzionalità di Gmail che potessero svolgere il lavoro con il minimo sforzo da parte mia. Avevo la stessa sensazione quando scrivevo ripetutamente la stessa email.
Mi ha portato via molto tempo. Non ho mai pensato di essere sottovalutato e di meritare qualcosa di meglio. Forse è per questo che la scoperta della soluzione ora sembra così soddisfacente.
L’ho trovato completamente per caso nelle impostazioni di Gmail e ne sono orgoglioso e allo stesso tempo imbarazzato.
È lì da anni e questo spiega le mie frustrazioni. Ma alla fine l’ho trovata: una funzionalità di Gmail che mi fa risparmiare tempo ogni settimana.
Stavo utilizzando Gmail in modo errato finché Templates non ha risolto il problema
Al giorno d’oggi l’e-mail è principalmente per uso professionale perché ci sono molte opzioni migliori per raggiungere i tuoi cari. Non sono diverso, poiché utilizzo la mia posta elettronica esclusivamente per comunicare con i miei clienti.
Il mio flusso di lavoro della posta elettronica non è neanche lontanamente complicato, quindi non ho quasi bisogno di qualcosa di potente. Scrivo e-mail di follow-up ai miei clienti quando non ricevo risposta e invio le mie fatture almeno quattro volte al mese.
Per qualcuno a cui non piace scrivere e-mail, questo è molto lavoro e porta via tempo che altrimenti avrei dedicato a qualcosa di più produttivo.
Il mio desiderio si è avverato. Non scrivo più quelle e-mail ripetutamente, grazie alla funzionalità Modelli.
I modelli non riguardano Gmail che utilizza l’intelligenza artificiale per creare qualcosa per te in base a determinate istruzioni. Invece, ti consente di scrivere la tua email e salvarla come modello.
Puoi creare più modelli per scopi diversi. Lo uso per inviare fatture e inviare e-mail di follow-up quando non ricevo risposta.
Invece di scrivere ripetutamente la stessa email, apro quella giusta dai modelli salvati, apporto alcune modifiche se necessario e poi la invio ai miei clienti.
I modelli sono inoltre dotati di comode opzioni di personalizzazione. Quello che utilizzo è la possibilità di sovrascrivere i modelli. Lo uso per perfezionare le mie parole per apparire più professionale e per aggiornare le informazioni sulla mia attività.
Se hai un messaggio che non cambia frequentemente, puoi crearlo una volta e riutilizzarlo tutte le volte che vuoi.
Come ho velocizzato la scrittura delle email con i modelli
La possibilità di creare modelli non è abilitata per impostazione predefinita, quindi devi modificarla dalle Impostazioni. Sebbene sia disponibile nella scheda Avanzate nelle impostazioni di Gmail, non è necessario essere un utente avanzato per attivarlo.
Puoi abilitarlo seguendo alcuni semplici passaggi, proprio come ho fatto io. Ho attivato la funzionalità Modelli di Gmail seguendo i passaggi seguenti:
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ApriGmail.
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Fare clic su icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra del display per aprire il file Impostazioni rapide pannello.
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Clic Visualizza tutte le impostazioni.
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Selezionare Avanzato.
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Individua il Modelli opzione e selezionare Abilitare.
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Scorri fino in fondo e fai clic Salva modifiche.
Il passo successivo che ho seguito è stato scrivere la mia email facendo clic su Comporre opzione, proprio come farebbe chiunque per scrivere e-mail e poi fare clic su menu a tre punti di seguito per visualizzare il file Modelli opzione.
Passando il mouse sull’opzione Modelli viene visualizzata l’opzione per salvare la bozza come modello. Mostra anche tutti i modelli salvati.
Quindi, posso fare clic sull’opzione Scrivi, aprire il menu a tre punti e seguire gli stessi passaggi di cui sopra per visualizzare tutti i modelli salvati e selezionare quello che mi serve.
Questo non solo suona meglio, ma fa anche risparmiare molto tempo ogni settimana.
Puoi risparmiare ancora più tempo su Gmail
Google gode dell’enorme popolarità di Gmail, ma ciò comporta anche la pressione di fornire continuamente nuove funzionalità e miglioramenti.
Il colosso tecnologico di Mountain View se la cava bene. Ma per gli utenti è difficile tenere traccia di ogni nuova funzionalità che Google aggiunge al suo servizio di posta elettronica, a meno che l’azienda non lo annunci con molto clamore.
Molti dei miei colleghi di Android Police hanno scoperto le funzionalità di Gmail pochi mesi dopo il loro lancio ufficiale, e ora lo fanno non posso vivere senza quelli.
Allo stesso modo, ho scoperto questa funzionalità di recente e ora non posso farne a meno. Mi fa risparmiare tempo e fatica. Ciò però non significa che tutti ne abbiano bisogno. Dopotutto, non tutti hanno bisogno di scrivere ripetutamente la stessa email.
Se sei tu, ci sono molti altri modi per risparmiare tempo su Gmail. Offre una vasta gamma di funzionalità integrate progettate per farti risparmiare tempo. Se i modelli non fanno per te, potresti voler utilizzare altre funzionalità per risparmiare tempo mentre scrivi e-mail.
La funzionalità dei modelli è in cima alla mia lista, ma utilizzo anche Smart Compose, Pianifica l’invioe scorciatoie da tastiera. Gli ultimi tre possono aiutare praticamente chiunque.
