La nostra casella di posta elettronica raramente è più solo una casella di posta elettronica. È effettivamente un elenco continuo di riunioni a cui tornare, attività da completare e cose di cui essere consapevoli. L’elenco potrebbe continuare.
Tra le email che necessitano di risposte e le email che mi ricordano le risposte, la tua casella di posta Gmail è ora un glorificato elenco di cose da fare.
Ho provato tutto ciò che era in mio potere per domare questa bestia. Che si tratti di cartelle, filtri o etichette. Ho anche provato app e sistemi che pretendono di aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi casella di posta zero.
O non funzionano o richiedono che tu ti attenga a un sistema che nella migliore delle ipotesi non è intuitivo.
Per farla breve, la mia casella di posta si è sempre riempita di migliaia di e-mail non lette in pochi giorni e finisco per perdere cose che in realtà contavano molto.
Quindi, ho deciso di apportare alcune modifiche. Principalmente, il cambiamento è stato quello di smettere di considerare la mia casella di posta Gmail come spazio di archiviazione e trattarla più come uno strumento decisionale, parte della mia attività quotidiana. produttività suite.
Ed è anche sorprendentemente semplice.
Ho appena iniziato a utilizzare la funzionalità integrata di Gmail Aggiungi alle attività caratteristica. Ha cambiato il mio rapporto con la posta elettronica e mi ha aiutato a separare il mio lavoro dal rumore e ad ottenere un maggiore controllo sulla mia casella di posta. Ecco come.
L’e-mail è ambigua, le attività no
Forzare il processo decisionale al momento giusto
Contrariamente all’opinione popolare, il problema più grande con la posta elettronica non è il volume. È gestibile, o almeno ignorabile.
Il problema è la sua ambiguità.
Quando un’e-mail resta in sospeso, contiene in parti uguali informazioni e un promemoria costante che devi svolgere un’attività. Può essere utile, ma non in termini di volume.
Inoltre, ogni volta che controlli una casella di posta in continua espansione, sei costretto a dare un’occhiata a una pila esistente di e-mail che hai già elaborato mentalmente.
Non è proprio una paralisi decisionale, ma certamente aggiunge carico cognitivo a una giornata frenetica. Può diventare estenuante anche se non te ne preoccupi consapevolmente.
Utilizzando il Aggiungi alle attività la funzione risolve questo problema costringendoti a prendere una decisione al momento giusto. Cioè, quando apri l’e-mail.
Quando arriva un’e-mail, la leggo subito e intervengo su di essa. Se l’e-mail richiede un’azione immediata, beh, la risposta è chiara.
Se richiede un’azione in un’ora o una data specifica, lo aggiungo a Attività di Google direttamente da Gmail. Un clic, una data di scadenza se necessaria, ed è già nella mia casella di posta.
L’attività si collega automaticamente all’e-mail originale, quindi non perdo mai il contesto.
E se la risposta è no, il lavoro dell’e-mail è finito. Archivio immediatamente l’email o la cancello se è spam.
Potrebbe sembrare un modo molto semplice per gestire un compito apparentemente difficile, ma provalo. È difficile sopravvalutare l’impatto che ha.
La mia casella di posta non è più un luogo che mi dà ansia. Invece, l’ho trasformato in un moltiplicatore di produttività.
Questo rapido processo decisionale ha anche reso la mia casella di posta elettronica molto più leggera. Quelle che prima erano centinaia, se non migliaia, di e-mail non lette, ora vengono affrontate sostanzialmente ogni poche ore.
Meglio ancora, sono abbastanza sicuro di non perdere nulla di importante.
Quando inizi a utilizzare il sistema, inizi anche a fidarti di più che sarà un compagno di produttività, il che aiuta a mantenere la tua casella di posta più pulita.
Perché lasciare le email non lette non ha mai funzionato per me
Le attività trasformano l’intento in qualcosa su cui puoi agire
Prima di iniziare l’intera attività aggiuntiva “Canta e balla”, ho usato la mia casella di posta elettronica con, diciamo, l’approccio classico.
Lascerei le email importanti non lette o le contrassegnerei come non lette in modo da poterle tornare. Ciò ha senso sulla carta, ma nella pratica raramente lo è.
Vedi, una casella di posta elettronica non è statica. Pensi che tornerai a un’e-mail, ma a quel punto se ne sono accumulate 10 o più.
Quando leggi le nuove e-mail, hai controllato mentalmente o sei passato a un’attività e ti sei dimenticato di quell’e-mail in fondo alla pila che era effettivamente importante.
Compiti risolve questo problema spostando ciò che devi fare dall’e-mail a un punto appositamente progettato per questo.
Un’attività ha una data di scadenza e un senso di progressione. Può essere contrassegnato come completo; un’e-mail non può.
Trasformando le e-mail in attività, non riorganizzi solo la tua casella di posta; converti anche il tuo intento in una struttura attuabile.
Anche l’approccio si adatta bene. Che si tratti di una manciata di email al giorno o di un centinaio, il processo rimane lo stesso.
Inoltre, avere un’app dedicata alle attività ti consente di concentrarti sull’azione invece di perderti nelle e-mail in arrivo o nella ricerca delle attività che devi svolgere.
È semplicemente più efficiente trasformare le tue email in attività ed è integrato direttamente in Gmail.
La produttività aumenta senza il sovraccarico mentale
Usare il processo mi ha reso di più produttivo. Non solo attraverso miglioramenti in termini di efficienza, ma riducendo il carico mentale dovuto alla ricerca di attività realizzabili tra dozzine di compiti.
La casella di posta zero è un sottoprodotto gradito, ma non l’obiettivo qui. Se non riesco a raggiungerlo, so che è perché ho attività in sospeso.
Se hai mai avuto la sensazione che la tua casella di posta ti stia correndo davanti, prova a utilizzare il Aggiungi alle attività funzione. Potrebbe semplicemente sbloccare un modo completamente nuovo di lavorare per te. Per me è stato così.
