La maggior parte di noi utilizza Gmail ogni giorno senza nemmeno configurarlo. Lo installiamo, accediamo e ci adattiamo alle impostazioni predefinite.
Il problema è che le opzioni più utili per modificare il comportamento non sono ovvie e, se le perdi durante la configurazione, potresti non cercarle mai più.
Utilizzo Gmail da così tanto tempo che ho smesso di chiedermi come funziona. Notifiche, schede, scorrimenti e comportamento della posta in arrivo sembravano tutti cose con cui dovevo convivere.
Si scopre che molti di questi fastidi sono facoltativi, sepolti dietro impostazioni su cui Google non attira mai l’attenzione. Dopo averli finalmente cambiati, Gmail sembrava un’app diversa.
Disattiva il raggruppamento e-mail che nasconde le risposte di cui hai effettivamente bisogno
La visualizzazione conversazione di Gmail ha lo scopo di semplificare la posta elettronica raggruppando le risposte in un unico thread.
In pratica, spesso accade il contrario. Le risposte vengono sepolte nelle conversazioni che hai già sfogliato e, poiché la riga dell’oggetto non cambia, quelle risposte non sempre sembrano nuove quando arrivano.
Mi sono perse le risposte cruciali semplicemente perché erano sepolte all’interno di un thread che pensavo di aver già letto.
Dopo aver disattivato la visualizzazione conversazione, il problema è scomparso. Invece di un thread in espansione, ogni email viene visualizzata come messaggio a sé stante nella posta in arrivo.
Per disattivarlo dal browser web, apri Gmail, fai clic su icona dell’ingranaggioe selezionare Visualizza tutte le impostazioni. Sotto il Generale scheda, scorrere fino a Visualizzazione conversazione. Selezionare Visualizzazione conversazione disattivata. Scorri verso il basso e tocca Salva modifiche.
Nell’app mobile, tocca icona del menu a sinistra e vai a Impostazioni > Impostazioni generali. Deseleziona Visualizzazione conversazione.
La differenza è immediata. Non è necessario ricordare quale thread riaprire o chiedersi se qualcuno ha risposto.
Sì, la posta in arrivo sembra più affollata senza la visualizzazione conversazione. Vedrai più messaggi individuali, ma quel rumore extra arriva con chiarezza.
Per le e-mail in cui i tempi e i follow-up contano, preferisco vedere troppo piuttosto che perdere qualcosa di importante.
Abilita il riquadro di lettura per interrompere l’entrata e l’uscita dalle e-mail
La maggior parte delle persone utilizza ancora Gmail nello stesso modo di anni fa: apre la posta in arrivo, tocca un’e-mail, la legge, torna indietro e ripete.
È lento, sorprendentemente faticoso e completamente inutile ora.
Il riquadro di lettura di Gmail ti consente di leggere le email senza uscire dalla posta in arrivo. La casella di posta rimane visibile da un lato, il messaggio si apre dall’altro e all’improvviso l’e-mail sembra meno un passaggio da un’applicazione all’altra e più come la scansione di una dashboard.
Se ti occupi di newsletter, thread di lavoro o lunghe conversazioni avanti e indietro, questa impostazione cambia quasi istantaneamente il modo in cui Gmail si sente.
Sul Web è possibile abilitare il riquadro di lettura facendo clic su icona dell’ingranaggio e navigare verso Visualizza tutte le impostazioni > Posta in arrivo. Scorri verso il basso fino a Riquadro di lettura sezione e selezionare Abilita riquadro di lettura. Puoi scegliere l’uno o l’altro Diritto di posta in arrivo O Sotto la posta in arrivoe fare clic Salva modifiche.
Da quel momento in poi, fare clic su un’e-mail non ti allontana più dalla tua casella di posta; si apre semplicemente accanto ad esso.
Puoi scorrere più e-mail, confrontare messaggi e decidere cosa necessita effettivamente di una risposta senza perdere costantemente la posizione.
Disattiva le schede delle categorie se nascondono email importanti
Per molto tempo mi sono affidato alle schede delle categorie di Gmail per organizzare la mia casella di posta. Le schede Principale, Promozioni, Aggiornamenti e Forum sembravano ordinate e presumevo che le e-mail importanti sarebbero sempre arrivate dove le avrei viste.
Tuttavia, ho iniziato a notare che gli aggiornamenti sulla consegna non erano aperti. Gli avvisi sull’account sono scivolati silenziosamente negli Aggiornamenti o nelle Promozioni e li ho ritrovati solo giorni dopo. Se non controlli regolarmente tutte le schede, l’organizzazione di Gmail diventa una responsabilità.
Non è necessario disattivare completamente le schede. Anche solo disattivare le promozioni può riportare le email critiche nel tuo flusso principale, dove è più probabile che le veda.
Nelle impostazioni di Gmail, sotto il file Posta in arrivo scheda, puoi scegliere quali categorie abilitare. Ho deselezionato tutto tranne Primario. Le schede sono scomparse all’istante e tutte le mie e-mail sono tornate in un’unica sequenza temporale.
Su Android, vai a Impostazionitocca il tuo indirizzo email, seleziona Categorie della posta in arrivoe scegli quali schede devono essere visualizzate.
Se desideri ancora un po’ di automazione, le etichette e i filtri di Gmail sono molto più prevedibili delle schede di categoria. Almeno quelli seguono le regole che imposti.
Abilita Annulla invio e aumenta il timer
Annulla invio in Gmail non è un mitico richiamo di posta elettronica che ritira i messaggi dopo che sono stati recapitati.
Ciò che in realtà fa è ritardare l’invio per un breve periodo, quindi puoi fare clic su Annulla prima che il messaggio lasci i server di Gmail.
Per impostazione predefinita, quella finestra è di soli cinque secondi, il che significa che la maggior parte di noi continua a premere Invio e se ne pentirà immediatamente.
Quel piccolo timer è il motivo per cui potresti vedere Annulla invio funzionare ma avere comunque la sensazione di non cogliere mai errori. L’ho fatto anch’io, finché non ho capito che avrei potuto estendere quel tempo dai 5 secondi predefiniti fino a 30 secondi.
Sul desktop è possibile accedere a questa impostazione facendo clic su icona dell’ingranaggio e selezionando Visualizza tutte le impostazioni. Vai a Generale scheda e scorrere fino a Annulla invio sezione. Lì puoi scegliere tra 5, 10, 20 o 30 secondi.
Ho smesso di utilizzare Gmail con il pilota automatico
Maggior parte Frustrazioni di Gmail provengono da valori predefiniti che non hai mai messo in discussione.
Dopo aver iniziato a respingere tali impostazioni predefinite, la mia casella di posta sembrava più prevedibile. Non stavo cercando e-mail, annullando errori o chiedendomi cosa mi ero perso in un’altra scheda.
Rivedere queste impostazioni una volta all’anno può fare di più per la tua sanità mentale che inseguire sistemi a zero caselle di posta o attacchi alla produttività.
