Da quando utilizzo Google Calendar, è stato la spina dorsale del modo in cui pianifico la mia giornata e la mia settimana. È l’app che apro quando inizio la giornata e l’ultima app che utilizzo prima di andare a letto per programmare il giorno successivo.
Mi aiuta a bloccare tutto, dal mio orario di lavoro alle mie commissioni. Lo uso per tenere traccia delle abitudini e gestire tutte le mie varie scadenze.
Il modo in cui utilizzo l’app si è trasformato più volte nel corso degli anni, ma lo è anche l’app, e la maggior parte di questi cambiamenti ha davvero migliorato la mia routine.
Questi aggiornamenti silenziosi non fanno necessariamente notizia, ma gli utenti attivi li notano sicuramente e hanno tutti avuto un ruolo nell’aiutarmi a rendere il mio programma più facile da gestire.
Oserei dire che hanno rimodellato il modo in cui lo utilizzo Calendario di Google. Di tutte le cose che ho cambiato, questi quattro aggiornamenti hanno avuto l’impatto maggiore.
Utilizzo di fusi orari secondari per pianificare in modo più intelligente tra regioni
L’utilizzo del doppio fuso orario elimina le congetture dalla pianificazione
Lavoro con team di diverse regioni, quindi pianificare riunioni e anche incontri rapidi può significare molte conversazioni manuali.
Di solito controllavo gli orologi mondiali, scrivevo gli offset nelle note e spero di aver fatto i conti fusi orari accuratamente. Google Calendar ha una funzionalità meno conosciuta che mi ha risolto questo problema.
Puoi aggiungere un fuso orario secondario che appare accanto a quello principale nella griglia del calendario. Corre lungo il lato della vista giornaliera, quindi puoi sempre vedere due linee temporali contemporaneamente.
Ciò cambia il modo in cui pianifichi le cose quando lavori in diversi fusi orari. Invece di indovinare o fare conversioni nella tua testa, puoi iniziare a vederlo proprio lì.
Sai esattamente quando il tuo orario di lavoro si sovrappone a quello di qualcun altro. Ciò ha un impatto tangibile sulle cose, poiché smetti di organizzare riunioni o chiamate in orari irragionevoli per l’altra persona.
È abbastanza semplice, ma modella il tuo processo decisionale quotidiano in diversi modi perché ti dà un’indicazione visiva del tempo in diverse regioni.
Ciò è particolarmente utile quando la tua pianificazione prevede molte comunicazioni asincrone.
Trasformare le attività in blocchi temporali invece di trattarle come cose da fare
In che modo il blocco del tempo per le attività impedisce l’impegno eccessivo e le scadenze non rispettate
Google Task non è una novità, ma il modo in cui si integra con Google Calendar ha cambiato il modo in cui gestisco il mio carico di lavoro.
La maggior parte delle persone tratta i compiti come promemoria fluttuanti che devono essere affrontati in modo ambiguo, ma ancora da decidere durante la giornata. Il problema è che averli in giro significa che troppo spesso il lavoro non viene svolto.
Gli eventi del calendario sono l’opposto. Ti mostrano esattamente quanto è già piena la tua giornata.
Ho iniziato a utilizzare il blocco del tempo delle attività, che è già disponibile in Google Calendar. Invece di creare un’attività e lasciarla in un elenco, assegno un focus blocco temporale ad esso.
Ciò fa sì che l’attività venga visualizzata come un rettangolo pieno nella vista del calendario. Ha un’ora di inizio e un’ora di fine, proprio come una riunione.
Il risultato è una pianificazione più accurata. Quando le attività rientrano nella pianificazione, puoi immediatamente vedere visivamente quali attività devono essere completate e a che ora.
Ciò ti consente anche di adattare meglio le tue aspettative lavorative. Ad esempio, lascio altri quindici minuti per attività solo perché possono verificarsi ritardi. Questo mi aiuta anche a risolvere il problema di assumermi troppe responsabilità e di non rispettare le scadenze.
L’aspetto migliore dell’integrazione è che le attività continuano a essere flessibili. Puoi trascinarli in giro come vuoi.
Se una riunione dura troppo a lungo, puoi spostare l’attività verso il basso. E se finisci qualcosa prima, puoi semplicemente spostarlo in uno slot precedente.
Ti dà un’idea più realistica delle attività da svolgere, del tempo rimasto nella giornata lavorativa e di come concludere tutto in modo ottimale prima della fine della giornata lavorativa.
Utilizzare la pianificazione degli appuntamenti per ridurre il coordinamento
Un semplice strumento di pianificazione che riduce il carico cognitivo e mantiene organizzata la settimana
Una delle funzionalità più trascurate di Google Calendar è pianificazione degli appuntamenti. Non è proprio la stessa cosa che avere una finestra aperta per bloccare il tuo calendario.
Invece, crei un periodo di disponibilità e Google Calendar genera una pagina di prenotazione che altri possono utilizzare per scegliere uno slot.
Dopo aver scelto un orario, l’evento viene immediatamente visualizzato nel tuo calendario e lo slot si chiude. Non è necessario andare avanti e indietro, né è necessario indovinare.
Ho iniziato a utilizzare la funzione per impostare tutte le mie chiamate individuali e ha cambiato la quantità di tempo che dedico al coordinamento.
Che si tratti di un rapido aggiornamento, di una consulenza o semplicemente di una sessione di pianificazione, il collegamento fa il lavoro per me. Devo stabilire le regole solo una volta.
Posso definire la durata e impostare i limiti di tempo, e questo è tutto ciò che serve. Una volta terminato, non devo fare nient’altro. Google Calendar fa il lavoro pesante per me.
Questa funzionalità è particolarmente utile per chi ama lavorare con persone di diversi fusi orari.
La persona che prenota uno slot lo vede nella propria ora locale, il che elimina i problemi di conversione. Inoltre, mantiene allineato il mio programma personale perché rispetta le voci del calendario esistenti. Se ho già prenotato qualcosa, lo strumento di pianificazione semplicemente non mostrerà quello slot.
È stato di grande aiuto per ridurre il carico cognitivo poiché lo scheduler tiene traccia delle chiamate in sospeso e della loro logistica.
Penso all’incontro solo quando è nel mio calendario e quella separazione mentale ha contribuito notevolmente ad aiutarmi a riprendere il controllo del mio tempo.
Utilizzo di calendari con codice colore per una migliore organizzazione
Un sistema di colori che rivela modelli nel modo in cui lavori effettivamente
La maggior parte delle persone utilizza i colori in Google Calendar per separare categorie come lavoro, personale o famiglia. E questo è un caso di fair use. È così che l’ho usato inizialmente. Ma ora ho iniziato a usare i colori per etichettare meglio il tipo di lavoro che devo fare.
Ad esempio, il lavoro profondo che richiede molta concentrazione assume un colore specifico, mentre le attività collaborative ne assumono un altro. Quindi fai commissioni o viaggi. Questo mi ha aiutato a tenere traccia dei modelli nel modo in cui lavoro effettivamente e a ottimizzare meglio la mia giornata.
Mi trovo più energico nella seconda metà della giornata, quindi ora ho programmato le attività più in linea con le mattine lente nella prima metà della giornata.
Inoltre, mi dà visibilità. Quindi, se una giornata sembra piena di blocchi temporali rosso intenso e di forte concentrazione, eviterò del tutto di programmare le chiamate.
Funzionalità di Google Calendar meno conosciute che migliorano effettivamente la gestione del tempo
Calendario di Google è un’ottima app di calendario, senza dubbio. Ma nascoste in bella vista ci sono funzionalità che possono migliorare notevolmente il modo in cui gestisci il tuo tempo una volta che ti ci abitui.
L’aggiunta di qualcosa di basilare come un fuso orario secondario apporta chiarezza alla pianificazione interregionale. Trasformare le attività in blocchi temporali ti offre una visione molto più realistica del tuo carico di lavoro personale.
Allo stesso modo, la pianificazione degli appuntamenti riduce i messaggi di coordinamento in modo da poterti concentrare maggiormente sul lavoro stesso. Infine, seguire uno schema di codifica a colori basato sull’attività da svolgere ti aiuta a scoprire modelli durante la settimana e a ottimizzare ancora di più il modo in cui lavori.
Nessuna di queste funzionalità è molto pubblicizzata, ma modificano comodamente le tue abitudini di utente. Inoltre, dopo aver iniziato a usarli, è difficile tornare indietro perché ti aiutano a prendere decisioni migliori mentre pianifichi la tua giornata.
