Trascorro gran parte della mia giornata lavorativa all’interno dell’ecosistema di Google.
I thread di Gmail si accumulano più velocemente di quanto riesca a leggerli, mentre Keep è diventata una discarica di idee casuali. Anche i documenti erano pieni di bozze.
Gestire tutto stava diventando estenuante.
La situazione è cambiata quando ho iniziato a utilizzare Gemini in modo più intenzionale nelle app Google. E in alcuni casi, gli ha dato accesso a my Spazio di lavoro per un contesto più profondo.
Gmail, Drive e Keep sono diventati improvvisamente più gestibili. Potrei gestire attività come riassumere le discussioni, trovare file o persino ripulire le note in una frazione del tempo.
Quando le app Google hanno iniziato a rallentarmi
Gestire il lavoro all’interno dell’ecosistema di Google ha un costo nascosto.
Gmail è implacabile, con newsletter, lunghi thread e aggiornamenti che competono per la mia attenzione.
Documenti e Drive contengono montagne di ricerche e bozze, ma trovare il file giusto o individuare il punto in cui ti eri interrotto può richiedere più tempo del dovuto.
Anche se Keep è ottimo per prendere appunti veloci, se non stai attento si trasforma in un contenitore disordinato.
Prima dei Gemelli, spendevo molte energie facendo cose che non richiedevano decisioni o creatività. Volevo una scorciatoia per ridurre il carico mentale senza sacrificare il controllo.
Dare l’accesso a Gemini ha cambiato tutto
Il punto di svolta è stato dare a Gemini l’accesso alle mie app Google.
Ciò non significa che stia leggendo tutto indiscriminatamente. Sei ancora tu a controllare le autorizzazioni e puoi revocarle in qualsiasi momento.
Ma dopo aver potuto accedere ai thread di Gmail, ai contenuti di Documenti, ai file di Drive e alle note di Keep, è diventato sensibile al contesto.
Configurarlo è semplice. Sono andato al sito web di Gemini, ho effettuato l’accesso con il mio account Google e ho fatto clic Impostazioni e aiuto nell’angolo in basso a sinistra. Da lì ho selezionato App connesse e attivato il Google Workspace estensione.
Dopo avergli concesso le autorizzazioni per accedere a Gmail, Documenti, Drive e altre app, Gemini ha potuto interagire direttamente con i miei file e le mie email.
Nell’app Gemini posso fare riferimento ai miei file senza copiare collegamenti o contenuti. Digitando @ mi consente di scegliere un’app, come Keep, Drive o Calendario, e quindi posso porre direttamente domande sul contenuto.
Ad esempio, posso digitare @Google Calendar Ho delle riunioni la prossima settimana? E Gemelli estrae immediatamente le informazioni rilevanti.
Gmail: riepiloghi che fanno risparmiare tempo
Con Gemini integrato in Gmail, posso chiedergli di riassumere discussioni lunghe, evidenziare punti chiave e persino estrarre elementi di azione.
Ad esempio, invece di leggere una lunga discussione sull’aggiornamento di un progetto, faccio clic su Icona Gemelli e chiedergli di riassumere l’e-mail. Posso decidere se devo rispondere, delegare o archiviare senza dover affrontare manualmente la conversazione.
Posso anche redigere rapidamente le risposte. Con la funzione Aiutami a scrivere (icona della penna nella finestra Scrivi), posso chiedere a Gemini di suggerire una bozza iniziale in base al contesto del thread.
Anche i fili più piccoli ne traggono vantaggio. Due e-mail avanti e indietro sulla pianificazione o sul feedback ora possono essere risolte in una frazione del tempo perché non le rileggo per assicurarmi di non aver perso nulla.
Fogli Google: saltare la lotta con la formula
Se avessi bisogno di una formula, di una tabella pivot o anche di un grafico, cercherei la sintassi su Google o passerei del tempo a capirlo.
Con Gemelli, descrivo ciò che voglio in un inglese semplice. Se ho bisogno di una formula, digiterò il mio prompt e genererà immediatamente la formula corretta. Lo stesso vale per attività più complesse, come la creazione di tabelle pivot.
È anche sorprendentemente utile per l’analisi. Invece di fissare file di numeri cercando di individuare schemi, posso chiedere ai Gemelli di identificare le tendenze e spiegare i cambiamenti di mese in mese.
E quando lavoro con informazioni archiviate altrove, posso estrarre riepiloghi dai file in Drive e inserirli direttamente in un foglio di calcolo. Ciò elimina molte operazioni manuali di copia e incolla.
Drive: trova facilmente i file
Drive è il luogo in cui conservo comunicati stampa, PDF, schede tecniche, fatture, note sugli eventi e altri documenti.
Estrarre informazioni da documenti lunghi può spesso essere noioso. Per semplificare le cose, aprirò il PDF in Drive e utilizzerò il pannello laterale di Gemini per generare un riepilogo istantaneo.
Se ho bisogno di un dettaglio specifico sepolto da qualche parte, faccio a Gemini una domanda diretta invece di cercare quel documento. Posso anche fare riferimento a file o cartelle specifici utilizzando @ menziona per restringere il campo di applicazione.
Gemini può analizzare immagini, estrarre testo da ricevute o fatture e persino estrarre dati in una tabella.
Ciò è sorprendentemente utile quando le informazioni non sono contenute in paragrafi ordinati, come i numeri sepolti in un documento scansionato o i dettagli delle spese su una ricevuta.
Il mio nuovo flusso di lavoro ora mi fa risparmiare ore
Dare Gemelli All’inizio l’accesso alle app Google sembrava un rischio. Lo fa ancora, e non è qualcosa che consiglierei alla leggera.
È diventata una scorciatoia essenziale, poiché gestisce in modo efficiente le operazioni ripetitive compitiricerche e riepiloghi, risparmiando ore ogni settimana.
