Google Gemini è diventato tranquillamente parte integrante del mio flusso di lavoro, aiutandomi a fare di più in meno tempo. Ciò che lo distingue davvero è la profondità con cui è integrato nell’ecosistema di Google.
Dopo anni di abbandono, quella stessa integrazione finalmente mi ha spinto a farlo affrontare il mio disordinato Google Driveaiutandomi a far emergere file indesiderati, a ripulire il disordine e ad aggiungere la struttura tanto necessaria al modo in cui archivio le cose.
Ti presento il mio nuovo archivista digitale
Gemini sa a chi appartengono i miei file
Ho già una struttura di base su come archiviare i file nel mio Google Drive. Tutti i file relativi al lavoro vengono inseriti in una cartella Lavoro, mentre i file personali risiedono in una cartella Personale, ciascuno con il proprio set di sottocartelle.
In teoria, questa configurazione non dovrebbe lasciare file sparsi che ingombrano il mio Drive, ma la realtà è ben lontana da ciò.
Nel tempo, i file si accumulano nella cartella principale. Alcuni di essi dovrebbero probabilmente avere le proprie sottocartelle dedicate, mentre altri dovrebbero essere stati eliminati molto tempo fa.
Invece, indugiano nel mio Drive, occupando spazio prezioso e aggiungendo confusione.
Tutto questo è cambiato quando di recente ho scoperto e utilizzato la funzione “Organizza file” basata su Gemini in Google Drive. Facendo clic su quel pulsante mi è sembrato di trovare un archivista digitale che comprendeva la logica della mia organizzazione dei file.
Sapevo che Gemini in Drive poteva riassumere file e cartelle, ma non avrei mai saputo che potesse anche aiutarmi a organizzarli.
Dopo aver analizzato la mia struttura esistente, Gemini ha suggerito cartelle logiche per i miei file sparsi. È stato anche abbastanza intelligente da creare una cartella “Archiviata JV Financial” e spostarvi i fogli di calcolo del budget degli anni precedenti.
La colonna Motivo suggerito fornisce informazioni sul motivo per cui Gemini ritiene che questo sia il posto giusto per un file
La parte migliore? Per i suggerimenti con cui ero d’accordo, tutto quello che dovevo fare era selezionare i file e fare clic su Sposta file. Gemini ha gestito il resto, inserendo automaticamente tutto nelle cartelle suggerite.
Fare questa pulizia manualmente avrebbe facilmente richiesto un’intera giornata lavorativa.
Ciò che mi ha sorpreso di più è stato il modo in cui la funzionalità ha funzionato bene, con la maggior parte dei suggerimenti di Gemini che erano esatti.
Ancora più importante, non ha fornito suggerimenti rigidi. Ha invece preso in considerazione la struttura delle cartelle e il contenuto dei file esistenti, nonché il modo in cui avevo organizzato documenti simili in passato. Ed è questo che ha fatto scattare i suoi suggerimenti.
Ripulire ciò che le cartelle nascondono
Gemini ha effettuato una pulizia profonda di Drive in modo rapido e senza stress
Poiché la funzione Organizza file funziona solo sui file che si trovano nella directory principale di Drive, mi sono rivolto al pannello laterale di Gemini per scavare più a fondo.
Dopotutto, nonostante i miei migliori sforzi, le mie cartelle di lavoro e personali non erano organizzate correttamente. Inoltre, c’erano file che potevo sempre eliminare o recuperare per liberare ulteriormente spazio nel mio account.
All’interno della mia cartella Lavoro, ho chiesto a Gemini di trovare tutti i file inutilizzati del 2020. In pochi secondi, ha recuperato vecchie cartelle di progetti, fatture obsolete e incomplete ed esportazioni di video dimenticate che non toccavo da anni.
Ciò ha reso la mia decisione facile, poiché ho potuto eliminare rapidamente ciò che non era più rilevante e spostare il resto in una cartella archiviata.
Ho ripetuto le stesse istruzioni per qualche altro anno e ho trovato diversi file e cartelle indesiderati di cui potevo sbarazzarmi.
Tutto ciò non solo mi ha aiutato a ridurre il disordine indesiderato, ma ha anche liberato circa 5 GB di spazio libero.
Ancora una volta, senza Gemelli, questo lavoro avrebbe richiesto ore e, solo per questo motivo, avrei procrastinato.
In ogni caso, Gemini non eliminerà mai i file automaticamente. Li farà solo emergere, lasciando a me l’azione finale.
Questo è importante, perché ho sempre saputo di avere il controllo. Potrei essere aggressivo nel pulire il mio Drive senza preoccuparmi di perdere qualcosa di importante.
Impressionato dalle capacità di Gemini all’interno di Drive, gli ho chiesto suggerimenti per migliorare l’organizzazione della cartella Lavoro.
Oltre a fornirmi preziosi input su come gestire meglio la gerarchia delle cartelle, Gemini ha anche contrassegnato alcuni file che appartenevano chiaramente alla mia cartella Personale.
Senza l’aiuto di Gemini, le possibilità che riuscissi a catturare quei file senza esaminare ogni sottocartella e file erano praticamente pari a zero.
La barra laterale Gemini in Google Drive è anche un ottimo modo per trovare file sepolti.
Questo era un altro modo semplice per ripulire il disordine più profondo nel mio Google Drive senza scavare manualmente nelle sottocartelle.
Organizzare Drive, senza paura
Sono sempre stato ossessionato dall’organizzazione corretta dei file e delle cartelle nel mio Drive. Ma nonostante i miei migliori sforzi, il disordine continuava ad accumularsi.
E visto il tempo necessario per ripulire il pasticcio, rimandavo sempre a un altro giorno.
Con l’aiuto di Gemini, però, ho potuto fare tutto in pochi minuti e con pochi clic.
Ora sono anche molto meno stressato per il disordine futuro che si fa strada nel mio Drive perché so di avere un partner affidabile basato sull’intelligenza artificiale che mi aiuta ad affrontare il caos quando sarà il momento.
Questo è solo uno dei tanti modi in cui l’ho fatto ho integrato i Gemelli nella mia routine quotidiana per aumentare la mia produttività.
