Microsoft è leader nello spazio della produttività, ma Google non è molto indietro con la sua suite di app di produttività basate su cloud quando si tratta di condivisione della mente.
Molti dei miei colleghi di Android Police preferiscono Google Workspace sulle app di Microsoft Office grazie alla semplicità delle app di produttività di Google.
App di Microsoft Office brillano quando hai bisogno di funzionalità avanzate, quindi se lavori su qualcosa di pesante per la produttività, quelli del gigante della tecnologia di Redmond saranno probabilmente più adatti al tuo utilizzo.
Utilizzo da molto tempo le app di Office ed è la mia destinazione preferita per quello che faccio. Questo non perché sono un utente esperto, ma perché ho anni di memoria muscolare.
Ciò che mi ha portato a rimanere fedele alle app di Office è che non ho mai incontrato resistenze da parte dei miei colleghi che utilizzano Google Workspace. Lavoro a stretto contatto con loro, inclusa la condivisione di documenti, la collaborazione alla scrittura di incarichi e altro ancora.
È possibile perché Google Workspace ti consente di lavorare con Microsoft Office, quindi non devi passare a quest’ultimo per portare a termine i progetti condivisi.
Ecco cinque modi pratici in cui Google Workspace ti consente di lavorare con Microsoft Office.
Apri e modifica i file di Office
Google ha introdotto il supporto di Office in Documenti, Presentazioni e Fogli nel 2014, consentendo agli utenti di aprire e modificare file senza doverli modificare nei formati Google.
Pertanto, se archivi file di Office in Google Drive, puoi facilmente aprirli e apportare modifiche in Documenti, Presentazioni e Fogli e salvarli nuovamente nei formati Office.
Puoi anche visualizzare e modificare file di Microsoft Office nelle app mobili Documenti, Fogli e Presentazioni Google.
Google Workspace supporta anche i file Office protetti da password. Ciò significa che puoi visualizzarli in anteprima e modificarli su Documenti, Presentazioni o Fogli Google.
È facile visualizzare in anteprima o modificare i file protetti da password nelle app Google Workspace. Tutto quello che fai è fare doppio clic sui file di Office in Google Drive per aprirli in Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
Il passaggio successivo è inserire la password del file e selezionare Anteprima. Se vuoi modificare il file, inserisci la password e seleziona Modificare. Ciò rimuove la password dal file per tutti gli utenti.
Tuttavia, le app Workspace non supportano la funzionalità di modifica per i formati binari di Office legacy, come .doc, .ppt o .xls. La funzionalità di modifica funziona solo con i tipi di file Office .docx, .pptx e .xlsx.
L’interoperabilità di Microsoft Office in Google Workspace non si limita alla visualizzazione in anteprima o alla modifica dei file. Puoi anche collaborare sui file di Microsoft Office direttamente in Google Workspace.
Pertanto, se commenti, assegni o menzioni un tuo collega nei file di Office in Google Workspace, lui potrà vedere il tuo commento sul suo laptop Windows utilizzando le app di Office.
Se vuoi rispondere al tuo collega, puoi aprire i file di Microsoft Office in Drive Preview e condividere il tuo feedback. Potrai anche contrassegnare un compito come completato dall’anteprima di Drive.
Inoltre, puoi tenere traccia, rivedere e tornare alla versione precedente del file Office utilizzando la funzione Cronologia versioni.
Tuttavia, per una collaborazione fluida, assicurati che i file di Office siano compatibili con Google Workspace. Non dovrai affrontare problemi con i tipi di file .docx, .pptx e .xlsx mentre collabori in Google Workspace.
Modifica i file di Office direttamente dagli allegati Gmail
Come Google Drive, Gmail è un’app principale della suite Google Workspace. È anche ben integrato con altre applicazioni Google Workspace.
Gmail funziona bene anche con le app di Office, anche se in modo leggermente diverso rispetto alle altre app di Workspace.
Gmail funziona bene con le app di Office, nel senso che puoi utilizzarlo per allegare allegati di file di Office che invii o ricevi su Gmail direttamente in Documenti, Fogli o Presentazioni.
Non modificherà il formato del file originale per far sì che funzioni, come nel caso della visualizzazione o della modifica dei file di Office in Google Workspace.
Se ricevi un’e-mail con un file Office allegato alla tua casella di posta Gmail, cerca l’icona Modifica negli allegati. Fai clic su di esso per aprire il file direttamente in Documenti, Fogli o Presentazioni.
Dopo aver aperto il file, avrai anche a disposizione le opzioni per rispondere all’e-mail dal menu File in Documenti, Fogli o Presentazioni.
Questo è molto più rapido rispetto al metodo precedente, in cui era necessario prima salvare un file in Drive per utilizzare le funzionalità di modifica di Office.
Ho utilizzato questa funzionalità in Gmail alcune volte da quando è stato lanciato nel 2020.
Converti file di Office nel formato Google Workspace
Sebbene sia possibile visualizzare e modificare i file di Office in Workspace, ci sono momenti in cui convertirli nei formati Google ha più senso.
Se è quello che desideri, puoi farlo seguendo alcuni semplici passaggi. Dopo aver aperto il file Office nell’app Workspace pertinente, seleziona il file File opzione e fare clic Salva come Documenti Google/Diapositive/Fogli.
Questo è il modo più semplice per convertire un singolo file di Office in Google Workspace. Oltre a ciò, puoi utilizzare un pratico trucco di Google Drive per convertire rapidamente tutti i file di Office nel formato Google.
Per fare ciò, apri Google Drive, fai clic su Impostazioni ingranaggio e seleziona la casella Converti i file caricati nel formato dell’editor di Google Documenti. Tutti i file caricati successivamente verranno automaticamente convertiti nel formato Google.
Puoi anche installare componenti aggiuntivi di terze parti per convertire i file di Office nel formato Google. Sono dotati di funzionalità avanzate, come la conversione dell’intero file in Google Drive in una volta sola.
Cerca all’interno dei file di Office da Drive
Google è noto anche per le sue potenti capacità di ricerca. Oltre alla Ricerca Google, le app Workspace dell’azienda possono trovare rapidamente ciò che stai cercando.
Se archivi file di Microsoft Office all’interno di Google Drive, può eseguire ricerche all’interno del contenuto di tali file. Quindi, puoi digitare una parola chiave o una frase specifica situata all’interno del documento e Drive ti troverà il file giusto.
Per restringere i risultati della ricerca, puoi utilizzare i filtri in Drive. Ad esempio, se imposti il tipo di file su Documenti utilizzando il Tipo freccia a discesa, ti mostrerà solo il tipo di file contenente la parola chiave o le frasi.
Puoi restringere ulteriormente il risultato della ricerca utilizzando il comando Persone menu a discesa. In questo modo dici a Drive di mostrare i file di Office che una persona specifica ha condiviso con te.
Google Workspace è più accessibile per gli utenti Android
Puoi svolgere attività di produttività di base sulle app Google Workspace utilizzando il telefono. Per gli utenti Android, Google Workspace è una scelta più naturale perché molte delle app Workspace sono preinstallate Telefoni Android.
Ad esempio, Google Drive e Gmail sono disponibili al primo avvio sulla maggior parte dei telefoni e tablet Android. Se hai entrambi questi dispositivi, è ancora meglio.
Puoi creare un documento su un tablet e quindi modificarlo sul tuo telefono. Poiché viene automaticamente archiviato nel cloud, potrai successivamente modificarlo sul tuo telefono o viceversa.
Se desideri svolgere attività di produttività leggere, non esiste un reale incentivo a installare le app di Office sul tuo telefono. Occuperanno solo più spazio.
Non ho nemmeno bisogno di installare le app di Office per aprire o modificare i file sul mio telefono. Le app Workspace sul mio telefono possono gestire tutto ciò abbastanza facilmente.
