Grazie alla sua interfaccia facile da usare e alle eccellenti app mobili, Google Keep è stato il mio punto di riferimento per prendere appunti rapidi.
D’altro canto, è anche un luogo in cui le mie buone idee sono morte.
Era un cassetto della spazzatura digitale pieno di liste della spesa incomplete, screenshot non ordinati e pensieri casuali che non riuscivo mai a trovare quando ne avevo bisogno.
Ad un certo punto, ero convinto di aver bisogno di qualcosa in più applicazione complessa con cartelle profonde e gerarchie infinite, ma la verità era più semplice: stavo usando uno strumento geniale nel modo sbagliato.
Dopo una revisione completa del modo in cui etichetto, appunto e archivio, sono finalmente arrivato a una configurazione che trasforma questo semplice strumento per prendere appunti nella parte più affidabile del mio flusso di lavoro quotidiano.
Il mio flusso di lavoro precedente con Google Keep
Ero il mio peggior nemico quando si trattava di Google Keep. Ho trattato l’app come una discarica digitale per qualsiasi cosa e tutto ciò che non aveva una casa chiara.
Se vedessi un collegamento interessante, lo condividerei su Keep. Se avessi un pensiero fugace mentre porto a spasso il cane, registrerei una nota vocale.
Il problema non era l’acquisizione; è stata la totale mancanza di una strategia di uscita.
Stavo usando l’app come un blocco note temporaneo, ma in realtà non sono mai tornato indietro per ripulire la lavagna.
Nel giro di poche settimane, la schermata iniziale di Keep era un caos di cinquanta tessere colorate diverse.
Invece di affidarmi alla rapidissima ricerca ed etichettatura di Keep, ho semplicemente lasciato che le note si accumulassero come vecchi giornali.
La filosofia del nuovo allestimento
Il punto di svolta per me è stato rendermi conto che Google Keep non è uno schedario digitale. Ho spostato la mia mentalità verso una rigorosa filosofia di “spazio di lavoro attivo”.
Se una nota non è qualcosa su cui sto lavorando attivamente, a cui sto pensando o di cui ho bisogno entro le prossime 48 ore, non ha alcun motivo di essere sulla mia schermata principale.
Ho smesso di visualizzare il pulsante Archivio come un “cestino” e ho iniziato a vederlo come uno scaffale “completato”.
Mantenendo l’interfaccia principale quasi vuota, ho eliminato il rumore visivo che mi faceva scattare.
Proprio la settimana scorsa stavo lavorando a un post di approfondimento su Nginx Proxy Manager.
Ai vecchi tempi, avrei avuto cinque note diverse: una per i comandi del terminale, uno screenshot di un errore di configurazione, un collegamento a un repository GitHub e un paio di paragrafi introduttivi incompleti.
Sarebbero rimasti sulla mia schermata iniziale per settimane, sepolti sotto liste della spesa e promemoria casuali.
Con una nuova filosofia, ho creato una nota principale per il post NPM e l’ho appuntata. Man mano che raccoglievo comandi e collegamenti, li aggiungevo a quella nota.
Nel momento in cui ho finito la bozza e l’ho spostata nel mio CMS, ho toccato Archivia.
Poiché avevo solo altri tre spilli, quella nota NPM mi fissava in faccia ogni volta che aprivo il telefono.
È rimasto in cima ai miei pensieri perché non era in concorrenza con centinaia di altri post.
Integrazione professionale avanzata
La vera magia avviene quando tratti Keep come punto di ingresso e lasci che l’integrazione di Google Task e Workspace si occupi del lavoro pesante di organizzazione e recupero.
Posso trasformare qualsiasi nota di Keep in un’attività e visualizzarla direttamente dall’app Google Task.
Tuttavia, la vittoria più grande è stata Integrazione di Google Keep con Gemini tramite Google Workspace.
Da quando ho collegato Gemini al mio spazio di lavoro, non mi preoccupo più nemmeno dello scorrimento manuale o della ricerca tra le etichette.
Se sono nel bel mezzo di una bozza e ricordo di aver salvato uno specifico comando del terminale o uno snippet di feedback tre mesi fa, non vado a scavare nell’archivio Keep. Chiedo solo ai Gemelli.
Accendo Gemini sul cellulare o sul Web e dico: “Trovalo. Tieni nota dell’errore Nginx Proxy Manager di novembre” oppure “Procurami l’elenco delle alternative del browser open source”.
Estrae le informazioni pertinenti direttamente dal mio account Keep.
Se ho un elenco di oggetti di valore in Keep, posso semplicemente chiedere “Ricevi il mio elenco di oggetti dalla Camera 1” e fa il lavoro senza fatica.
È l’equilibrio perfetto tra l’acquisizione ad alta velocità nel front-end e il recupero basato sull’intelligenza artificiale nel back-end.
Significa che posso essere disordinato quanto voglio durante la fase di “brain dump”, poiché l’integrazione di Workspace mi aiuterà a dargli un senso in seguito.
Ora non mi preoccupo più di dove si trova una nota. Ho così tanta fiducia nel mio nuovo sistema e nell’integrazione di Gemini che ho premuto il pulsante Archivia senza alcuna esitazione.
Dal caos alla chiarezza
Se il tuo Keep assomiglia più a un cassetto della spazzatura che a un centro di produttività, ora è il momento di sottoporlo a una profonda revisione.
La mia configurazione è la prova che non è sempre necessario un database pesante o una gerarchia complessa per rimanere produttivi: hai solo bisogno di un sistema che non ti intralci.
Vai avanti, prova questa configurazione per una settimana e sblocca un potente aggiornamento della produttività in pochissimo tempo.
Già che ci sei, non dimenticartelo esplora l’integrazione delle attività di Google Keep per rimanere in cima alla tua lista di cose da fare.
