La maggior parte di noi trascorre le giornate lavorative vivendo nella propria casella di posta e alternando e-mail, note e app con elenchi di cose da fare nel disperato tentativo di rimanere organizzati.
Ma cosa accadrebbe se la chiave per padroneggiare la produttività non fosse un’altra nuova brillante app, ma uno strumento già situato a pochi centimetri dai tuoi messaggi non letti?
Per molto tempo ho ignorato la barra verticale sul lato destro della schermata di Gmail, ma quando finalmente ho fatto clic su quella piccola icona blu, il mio flusso di lavoro è cambiato per sempre.
Sfruttando la barra laterale di Google Task, ho ha trasformato Gmail in un centro di comando semplificato in pochissimo tempo.
Esplorazione dell’integrazione di Google Task in Gmail
Da quando Google ha introdotto Tasks, nella migliore delle ipotesi è stato semplice. Puoi aggiungere attività con date di scadenza, creare attività secondarie ed elenchi e questo è tutto.
Google ha migliorato l’interfaccia utente e altri aspetti con aggiornamenti frequenti, ma la funzionalità principale è rimasta più o meno la stessa.
Non ho mai considerato Google Tasks un attore serio nel settore spazio per fare cose da fare. Tuttavia, poi ho scoperto la sua integrazione con Gmail web e questo ha cambiato tutto.
Non era una finestra separata o una nuova scheda che distraeva. Era uno spazio compatto e concentrato che viveva proprio accanto alle mie conversazioni.
È stato come scoprire una stanza segreta in una casa in cui avevo vissuto per dieci anni. Dopo aver aperto la barra laterale, mi sono imbattuto nella funzionalità che ha ufficialmente ucciso la mia abitudine di “mantenere tutto non letto”: il trascinamento della selezione.
Mi sono reso conto che potevo prendere un’e-mail dalla mia casella di posta, posizionarla sul pannello Attività e inserirla direttamente nel mio elenco.
La vera magia è avvenuta dopo. Google ha trasformato automaticamente l’oggetto dell’e-mail in un’attività e, cosa più importante, ha allegato un collegamento diretto all’e-mail originale all’interno dell’attività.
Ora, quando sono pronto per lavorare su un progetto, non devo sfogliare i miei archivi o utilizzare la barra di ricerca per trovare il contesto. Faccio semplicemente clic sul collegamento nell’elenco delle attività e l’e-mail viene visualizzata immediatamente.
Google Task è più potente di quanto pensassi inizialmente
Il vero ahah! è arrivato il momento in cui ho visto come dialoga con tutto il resto.
Ora, quando imposto una data di scadenza per un’attività nella barra laterale di Gmail o direttamente dall’app, non resta lì. Si popola immediatamente sul mio Google Calendar.
Ora posso vedere le mie scadenze bloccate proprio accanto alle mie riunioni, il che mi ha completamente impedito di impegnare troppo il mio tempo.
Ora, tornando all’integrazione di Gmail, il modo più pratico in cui questo ha cambiato la mia vita è stato il modo in cui gestisco le cose noiose, come le fatture delle carte di credito e i pagamenti ricorrenti.
Vivevo nella paura di perdere una data di scadenza perché un estratto conto era rimasto sepolto nella scheda delle promozioni.
Ho un elenco finanziario dedicato all’interno di Google Task. Quando arriva la notifica di una fattura nella mia casella di posta, non la lascio lì solo per stressarmi. Lo trascino in una barra laterale, imposto una data di scadenza e aggiungo dettagli specifici come l’importo totale o i numeri di conferma.
Posso anche passare da un elenco all’altro in Google Task e crearne uno nuovo dalla barra laterale. Non è solo un visualizzatore di base.
Non devo più cercare PDF o collegamenti di accesso. Faccio semplicemente clic sul collegamento nella mia attività, pago il conto e lo spunta.
Anche i miei appunti sul brain dump in Google Keep hanno trovato casa qui.
Poiché i promemoria di Keep ora si sincronizzano direttamente in Google Task, posso annotare un’idea rapida e disordinata su una nota adesiva digitale e visualizzarla come elemento utilizzabile nel mio elenco.
Che io sia alla scrivania con il laptop o che sia fuori a fare commissioni solo con il telefono, la sincronizzazione tra dispositivi è impeccabile.
Posso acquisire un’attività mentre aspetto il caffè ed è lì nella barra laterale di Gmail nel momento in cui mi siedo al lavoro.
Google Task funziona bene con Gemini
L’integrazione di Gemini con Google Task mi ha lasciato a bocca aperta. Mi sono reso conto che non ho bisogno di essere nella vista Attività o Calendario per gestire la mia vita.
Perché io ha collegato l’estensione Google Workspace a Geminiora posso trattare il mio elenco di attività come una conversazione.
A volte, l’elenco delle attività può diventare lungo e dimentico esattamente come ho formulato un promemoria.
Ora chiedo solo ai Gemelli: Cosa mi spetta questo venerdì? Controlla la mia lista e mi fornisce compiti rilevanti in pochissimo tempo.
Ha trasformato un semplice elenco di cose da fare in un database intelligente e consultabile.
A volte, sono nel bel mezzo di una sessione di profonda concentrazione e un pensiero casuale mi viene in mente.
Invece di interrompere la navigazione nei menu, tocco l’icona Gemini e digito: Aggiungi un’attività per chiamare il servizio di catering giovedì alle 14:00. Proprio così, è sincronizzato e programmato.
Vola attraverso le tue liste di controllo
Il miglior sistema di produttività non è quello con il maggior numero di fronzoli. È quello che usi effettivamente ed è accessibile a portata di mano.
Se ti senti sepolto sotto una montagna di promemoria non letti, fai clic su questa piccola icona blu domani mattina.
È un piccolo cambiamento con un enorme ROI sulla chiarezza mentale.
Anche io sono in procinto di spostando tutte le mie note essenziali su Google Keep in modo da poter accedere ai miei pensieri e alle mie idee direttamente dalla casella di posta Gmail.
