Siamo tutti colpevoli di trattare i nostri calendari come strumenti passivi.
Il più delle volte parteciperai alle tue riunioni e questo è tutto. Se sei un po’ più particolare, potresti usarlo per promemoria o cose da fare, ma questo è già più di quello che fa la maggior parte delle persone.
Qualsiasi altra cosa che abbia a che fare con il mio programma giornaliero rimane nella mia testa. In effetti, come un elenco di cose da fare in continua evoluzione in base alla velocità con cui riesco a portare a termine le attività durante il giorno.
Ciò ha un risultato prevedibile. Anche se le mie giornate sono impegnate, non sono così produttivo o efficiente come posso essere.
L’efficienza viene solitamente migliorata dall’ottimizzazione e, se il tuo programma cambia continuamente, non è realmente possibile ottimizzare.
Spesso la sera finivo per chiedermi dove volava il tempo. Anche se è un’affermazione divertente da fare, non è poi così divertente quando insegui costantemente la tua lista di attività.
A tal fine, ho deciso di apportare modifiche seguendo un nuovo sistema.
Ora, prima che tu inizi a indovinare a quale app o sistema di produttività sono passato, vorrei essere chiaro. Non lo era. Invece, ho iniziato a utilizzare una funzionalità integrata Calendario di Google tutti insieme: blocco del tempo.
Seriamente, tutto ciò che è servito per riprendere il controllo della mia giornata è stato iniziare a utilizzare il mio calendario non solo per tenere traccia degli impegni, ma per pianificare attivamente la mia giornata utilizzando blocchi di tempo.
Mi ha aiutato a rendere la mia giornata lavorativa più snella e le aspettative più realistiche. Ma soprattutto, mi ha aiutato a rimanere al passo con i miei programmi.
Le attività non sono il modo più efficiente per pianificare la giornata
Il pezzo mancante nella maggior parte dei sistemi di produttività
La maggior parte delle app per la produttività iniziano con compiti. Ciò ha senso poiché la maggior parte della giornata è occupata dalla conclusione dei compiti.
Annoti le cose, le metti in ordine di priorità e premi Completato una volta completato. Tutto ciò è utile, ma salta un punto molto importante. Tempo.
Un elenco di cose da fare ti dice cosa deve essere fatto. Ciò che non ti dice è quando accadrà effettivamente o come trovare il tempo affinché accada.
Senza blocchi temporali, tutte le tue attività esistono nel vuoto. Puoi guardare la tua lista e provare ad arrivarci in tempo.
Il problema è che la tua giornata è già piena zeppa di cose che non puoi spiegare. Pensa a riunioni che durano più a lungo del previsto, chiamate, e-mail, lavoro amministrativo e altro ancora.
È qui che entra in gioco il blocco del tempo.
Assegnando attività a blocchi specifici sul tuo calendario, sei costretto ad agire su tali attività in un momento prestabilito.
Ti dà anche un senso di urgenza se stai procrastinando un compito specifico. Inoltre, ti permette di vedere se i tuoi piani sono forse un po’ troppo ambiziosi e ti aiuta a pianificare meglio.
Nella mia configurazione, ho iniziato a utilizzare Google Calendar per bloccare il tempo per tutto ciò che conta. Che si tratti di lavoro mirato, ricerca, scrittura, lavoro amministrativo o pause.
Questi blocchi si affiancano alle mie riunioni e mi aiutano a organizzare la mia giornata in modo molto migliore. Se esiste nel calendario, deve essere fatto. Semplice proprio così.
Per quanto cerco di rispettare i periodi temporali, se accade qualcosa di inaspettato, posso spostare il periodo temporale. Ciò mi consente di adattare il mio piano ma mi permette di mantenere il controllo.
Il blocco del tempo funziona meglio quando lo mantieni semplice
Pianifica il tuo intento anziché le attività di microgestione
Il time blocking può sembrare complicato, ma in realtà non lo è. La chiave per farlo funzionare per te è mantenerlo semplice e coerente.
Non hai bisogno di riempire ogni singolo momento della tua giornata. Devi solo creare una sequenza temporale realistica di tutto ciò che devi fare nella tua giornata.
Quasi tutte le sere, dopo aver concluso la giornata, entro in Google Calendar e blocco il giorno successivo. Il mio elenco di Google Task svolge un ruolo importante nell’aiutarmi a sapere tutto ciò che devo fare.
Poiché le riunioni sono già nel calendario, aggiungo periodi di tempo attorno ad esse per attività basate sull’urgenza.
Ad esempio, al mattino avrò un periodo di scrittura di 90 minuti perché è il momento in cui sono più produttivo. Inoltre, mi aiuta a rispettare le scadenze della mia giornata.
Nella mia esperienza, basato sull’intento blocchi temporali hanno funzionato meglio della creazione di blocchi per attività specifiche.
Questa è una distinzione importante. Anche se i miei compiti amministrativi cambiano di giorno in giorno, e forse anche durante il giorno, di solito ho una vaga idea di quanto tempo mi occorrerà per portarli a termine.
Google Calendar rende l’intero sforzo senza attriti. La creazione di un evento richiede solo pochi secondi. Gli do un nome, imposto una durata e vado avanti.
Se il mio lavoro non termina o il mio periodo di tempo non funziona come previsto, lo riprogramma. Utilizzo anche periodi temporali ricorrenti per le cose che faccio quotidianamente.
Ad esempio, ho un periodo di tempo fisso per gli allenamenti e un altro per la ricerca. Questi non sono negoziabili e mi assicuro di non allinearmi con un incontro che coincide.
Il blocco del tempo ti aiuta a strutturare meglio il tuo tempo
Il blocco temporale non ti darà più ore in un giorno. Niente può. Ma ti aiuta a sfruttare meglio il tempo che hai.
Mi ha aiutato a ridurre l’ansia relativa alle attività di microgestione per un giorno. Invece, so che tipo di compito dovrei svolgere e a che ora del giorno, e posso semplicemente andare avanti.
Se ritieni che le tue giornate siano un po’ caotiche, usa il tuo Calendario di Google per blocco temporale. Potresti essere piacevolmente sorpreso di come porre dei limiti al tuo tempo potrebbe aiutarti a ottenere un maggiore controllo sul tuo programma.
