Google Docs viene spesso liquidato come il cugino leggero di Microsoft Word.
La maggior parte delle persone utilizza Documenti come un documento digitale. Digitano, magari modificano la formattazione e vanno avanti. Questo è un errore.
Dopo innumerevoli aggiornamenti e rilasci di funzionalità, Google Docs è molto meglio di quanto la maggior parte delle persone si renda conto.
Le migliori funzionalità sono sepolte dietro icone vaghe e menu nascosti, quindi la maggior parte delle persone non le trova mai. Quindi finisci con persone che guidano una Ferrari come un golf cart.
Le date vengono digitate a mano. I file vengono inviati via email avanti e indietro con nomi come “Final_Final_v3_REAL.docx”. Niente di tutto questo è necessario.
È tempo di ripensare a Docs. Queste sei funzionalità ti mostreranno come.
Padroneggiare il controllo della versione in Google Docs
Smetti di perdere le tue modifiche
Annulla è una delle scorciatoie più utili. Ma è tutt’altro che perfetto. Torna indietro solo di un’azione alla volta e quando chiudi la scheda, tutto è sparito.
Fortunatamente, Google Docs non si limita a Ctrl+Z per correggere gli errori. Ha un sistema meno conosciuto che funziona più come Git, il sistema di controllo della versione utilizzato dagli sviluppatori.
Puoi ramificarti, creare snapshot ed esplorare l’evoluzione del tuo documento. Devi solo sapere come usarlo.
Vai a File > Cronologia versioni > Assegna un nome alla versione corrente. Questa funzionalità crea un’istantanea con nome, congelando il documento esattamente così com’è. Aggiungi un’etichetta e sii descrittivo.
Il tuo sé futuro ti ringrazierà. Prendi l’abitudine di creare questi punti di controllo ad ogni traguardo importante.
La prossima volta che apri Cronologia versioni, attiva/disattiva Mostra solo le versioni con nome. Tutti i salvataggi automatici scompaiono e ti rimarrà un elenco pulito dei tuoi grandi traguardi. Puoi eliminare la cronologia delle versioni precedenti non ti serve più.
Un singolo file di Google Documenti contiene ogni versione del tuo progetto e puoi passare da una all’altra Bozza 1, Bozza 2E Finale quando vuoi
Utilizza la digitazione vocale in Google Documenti
Scrivi 3 volte più velocemente
La velocità media di digitazione è di circa 40 parole al minuto. Il parlato parla in media di 150 parole al minuto. Le tue dita sono un collo di bottiglia. Allora perché stiamo ancora scrivendo?
La maggior parte delle persone prova la digitazione vocale, alza le spalle e torna a digitare. Parlano per 30 secondi, poi vedono un blocco di testo non formattato e senza punteggiatura.
Pensano che sia una trovata. Ma non lo èdevi solo farlo imparare la sintassi e dare indicazioni chiare.
Ad esempio, il motore vocale non sa quando interrompi una frase a meno che tu non pronunci la punteggiatura.
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Dire “Periodo“per inserire”.”
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Dire “Virgola“per inserire”,”
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Dire “Nuova linea” per spostarsi verso il basso di una riga.
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Dire “Nuovo paragrafo” per iniziare un nuovo blocco di testo.
Puoi anche modificare il testo con la tua voce.
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“Seleziona l’ultima parola” evidenzia la parola che hai appena pronunciato.
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“Eliminalo” rimuove la selezione.
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“Applicare il titolo 1” formatta la riga corrente.
Dopo aver preso il ritmo, puoi redigere e-mail e report a velocità incredibili.
Questa funzionalità dipende fortemente dal tuo hardware. Un cattivo microfono equivale a una cattiva trascrizione. È supportato su Chrome, Edge o Safari.
Automatizza la digitazione ripetitiva in Google Documenti
La scorciatoia che non stai utilizzando ma dovresti
La digitazione è molto più ripetitiva di quanto pensiamo. E-mail, nomi di aziende, frasi comuni.
Reinserirli manualmente fa perdere tempo, soprattutto quando Google Docs include un espansore di testo di base per impostazione predefinita.
Lo puoi trovare qui sotto Strumenti > Preferenze > Sostituzioni. Questo menu mostra un elenco di correzioni automatiche predefinite.
Ma puoi aggiungerne uno tuo. Crea trigger brevi e unici che non digiteresti mai normalmente. Per esempio:
- Grilletto: eml → Risultato: tuonome@verylongcompanydomain.com
- Grilletto: indirizzi → Risultato: La tua unità, via, codice postale
- Grilletto: alzare le spalle → Risultato: ¯\_(ツ)_/¯ (Perché chi si ricorda come scriverlo?)
- Grilletto: incontrolink → Risultato: https://zoom.us/j/123456789
Usalo per i nomi difficili da scrivere. Se lavori con Arnold Schwarzenegger, sostituisci shwrt con Schwarzenegger. Non lo scriverai mai più male.
Smart Canvas trasforma i documenti in spazi di lavoro interattivi
Rendi interattivi i documenti Google
I documenti statici appartengono al passato. Grazie a Tela intelligenteGoogle Documenti ora si comporta più come uno spazio di lavoro.
La scorciatoia più importante è il @ simbolo. Digitalo e vedrai un menu intelligente che inserisce persone, file, date e blocchi interattivi.
Le piccole bolle grigie che vedi quando tagghi qualcosa si chiamano Smart Chips. Gli Smart Chip si comportano come piccole app all’interno del tuo documento. Funzionano meglio del testo normale perché rimangono connessi ai dati in tempo reale.
Hai bisogno di collegare un foglio di calcolo? Tipo @ e inserisci il nome del file. Se devi menzionare un collega, digita @ seguito dal loro nome. I documenti inseriscono uno smart chip che mostra i dettagli di contatto e le interazioni recenti.
Ecco alcuni altri esempi da provare:
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Tipo @immagine per inserire una foto.
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Tipo @tavolo per inserire una griglia.
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Tipo @persona per trovare un contatto
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Tipo @file per cercare nel tuo Drive.
Poi ci sono i Building Blocks. Gli elementi costitutivi sono modelli predefiniti che estraggono dati da altre parti di Google Workspace.
Quando inserisci a Appunti della riunione blocca, ti viene chiesto di selezionare una riunione dal tuo Google Calendar. Quindi importa automaticamente la data, il titolo e tutti i partecipanti. Crea anche una sezione per le azioni e le note.
Bozza di posta elettronica ti consente di scrivere un’intera email all’interno dell’ambiente collaborativo di Google Docs. Puoi taggare le persone nei campi A e CC e scrivere la riga dell’oggetto. Dopo che il team ha approvato il testo, un singolo clic sull’icona di Gmail lo invia direttamente alle tue bozze di Gmail.
Tracker di progetto creare tabelle con menu a discesa integrati e datari. Sono progettati per un coordinamento di alto livello senza la complessità di uno strumento completo di gestione del progetto.
Mantieni aggiornati i tuoi report con gli oggetti collegati
Smetti di copiare e incollare i dati
Hai un grafico in Fogli Google. Ne hai bisogno nel tuo rapporto. Fai uno screenshot e lo incolli. La prossima settimana i dati cambieranno. Ora il tuo rapporto è sbagliato e devi fare un altro screenshot.
La soluzione sono gli oggetti collegati.
Inizia nel tuo Foglio Google e copia il grafico utilizzando CTRL+C. Quindi passa al tuo documento Google e incollalo con CTRL+V. Quando viene visualizzato il messaggio, scegli Collegamento al foglio di calcolo invece di incollarlo scollegato.
Ciò mantiene il grafico collegato ai dati originali, quindi si aggiorna automaticamente quando il foglio cambia.
Quando modifichi i numeri nel foglio di calcolo di Fogli, vai al documento di Documenti. Vedrai un pulsante sul grafico che dice Aggiornamento. Fare clic e il grafico si ridisegna con i nuovi dati.
Se hai un report con 50 grafici, non è necessario fare clic su 50 pulsanti. Vai a Strumenti > Oggetti collegati. Mostra un elenco di tutte le risorse collegate. Clic Aggiorna tutto.
Ciò che prima richiedeva due giorni, ora richiede cinque minuti.
Bonus: utilizza Markdown in Google Docs per una formattazione più rapida
Formatta come un professionista
Markdown ti consente di formattare il testo utilizzando caratteri semplici. In questo modo non dovrai mai staccare le mani dalla tastiera per trovare il pulsante in grassetto o il menu delle voci.
Google Docs supporta Markdown, ma è disattivato finché non lo fai tu modificare le impostazioni. Vai a Strumenti > Preferenze e controlla Rileva automaticamente Markdown.
Markdown potrebbe sembrare un po’ strano all’inizio e dovrai prenderci la mano sintassi semplice. Ma quando lo farai, sarà una seconda natura.
Non essere un dilettante di Google Docs
La differenza tra un principiante e un esperto in Google Docs è l’architettura del flusso di lavoro. Queste funzionalità esistono per eliminare ore di attrito amministrativo e mantenere l’attenzione sulle parole della pagina.
Aggiungine un paio componenti aggiuntivi ben sceltie puoi spingere Documenti ancora più in là. Hai già le chiavi della Ferrari, quindi smettila di guidarla come una golf cart.
