Utilizzo Gmail da anni, ma sospetto di aver appena scalfito la superficie di ciò che può fare.
È facile trattarlo come un luogo in cui leggere messaggi, inviare risposte e occasionalmente cercare vecchie email. Ma Gmail dispone di diversi strumenti integrati che mi aiutano a fare di più.
Dall’ordinamento automatico dei messaggi in arrivo alla trasformazione delle e-mail in attività, ecco i Gmail funzionalità di produttività che penso che più persone dovrebbero utilizzare.
I filtri di Gmail ordinano automaticamente la mia casella di posta
Mantieni organizzate le email in arrivo
La mia casella di posta diventa un po’ più difficile da gestire ogni volta che newsletter, aggiornamenti sugli acquisti, notifiche automatizzate e messaggi importanti arrivano insieme.
Invece di ordinare tutto manualmente, utilizzo i filtri Gmail per automatizzare il processo. Ad esempio, ho un filtro che applica automaticamente a Etichetta newsletter alle e-mail dalle mie pubblicazioni preferite e le archivia.
Rimangono accessibili sotto quell’etichetta senza competere per l’attenzione insieme ai messaggi che devo affrontare immediatamente.
Puoi anche impostare un filtro separato per etichettare le email provenienti da un particolare mittente o contrassegnare i messaggi contenenti una riga dell’oggetto specifica, rendendoli più facili da individuare.
Per creare un filtro, apri Gmail sul desktop, fai clic su icona delle opzioni di ricerca accanto alla barra di ricerca e inserisci criteri come l’indirizzo del mittente, l’oggetto o le parole chiave.
Dopo aver cliccato Crea filtroscegli cosa deve fare Gmail con i messaggi corrispondenti e salva la regola.
Puoi anche aprire un’e-mail esistente, selezionare il file Altro menùe scegli Filtra messaggi come questi per iniziare con i suoi dettagli.
Trasformo le email in attività senza copiare tutto manualmente
Tieni traccia delle attività nascoste nella posta in arrivo
Alcune e-mail sono davvero cose da fare sotto mentite spoglie. Potrebbe essere una richiesta di revisione di un documento, un promemoria per prenotare un appuntamento o un messaggio che mi chiede di approfondire un particolare dettaglio.
Invece di lasciare queste email nella mia casella di posta o di copiarne il contenuto in un elenco di cose da fare separato, le trasformo in attività in Gmail utilizzando Google Task.
Nella versione desktop, puoi aprire un’e-mail e utilizzare il file Aggiungi alle attività opzione nella barra degli strumenti o Altro menù. Ciò crea un’attività collegata al messaggio originale, permettendoti di mantenere l’e-mail come riferimento mentre tieni traccia del lavoro separatamente.
Su Android, apri l’e-mail, tocca icona del menu a tre punti nell’angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi alle attività.
Puoi organizzare l’attività in un secondo momento in Google Task e aggiungere una data di scadenza quando necessario. Ciò è utile per i messaggi che richiedono follow-up.
Pianifica invio mi aiuta a scrivere e-mail nel mio tempo libero
Pianifico le email da inviare in un momento migliore
Non sempre scrivo le email nel momento più conveniente. A volte, potrei scrivere una risposta a tarda notte o scrivere un messaggio prima che il destinatario abbia bisogno di vederlo.
Invece di lasciarlo tra le bozze e ricordarmi di inviarlo in un secondo momento, utilizzo la funzione Pianifica invio di Gmail per scegliere quando dovrebbe raggiungere il destinatario.
Per utilizzarlo sull’app mobile, tocca menu a tre punti nell’angolo in alto a destra dopo aver composto un’e-mail in Gmail e seleziona Pianifica l’invio. Quindi, scegli uno degli orari suggeriti da Gmail o scegli una data e un’ora di consegna specifiche.
Sul desktop, l’opzione viene visualizzata nel menu a discesa accanto a Pulsante Invia.
Gmail trattiene il messaggio fino all’orario pianificato e puoi visualizzarlo nel file Cartella pianificata. Se i piani cambiano, puoi annullare l’invio pianificato e modificare la bozza prima di pianificarlo nuovamente.
I modelli di email mi evitano di digitare le stesse risposte
Lascia che Gmail gestisca i messaggi ripetitivi
Se invio spesso e-mail simili, scriverle da zero sembra noioso. La funzione Modelli integrata di Gmail mi consente di salvare il testo delle email di uso comune e inserirlo in nuovi messaggi.
Per abilitarlo, apri Impostazioniseleziona Visualizza tutte le impostazionie vai a Scheda Avanzate. Abilita i modelli e salva le modifiche. Quando componi un’email puoi scrivere il testo che vuoi riutilizzare, aprire il file Menù Altre opzioni nella finestra di composizione e salvarlo come modello.
La prossima volta che avrai bisogno di quel messaggio, potrai inserire il modello salvato e modificare i dettagli invece di iniziare da zero.
Utilizzo questa funzionalità per gli aggiornamenti di lavoro di routine e le conferme degli appuntamenti. Continuo a rivedere ogni messaggio prima di inviarlo, in particolare per sostituire nomi, date e altri dettagli che cambiano da un destinatario all’altro.
Gemelli mi aiuta a trovare informazioni sepolte nella mia casella di posta
Trovare vecchie email è molto più semplice
La ricerca di una vecchia email può essere frustrante quando ricordo cosa conteneva ma non riesco a ricordare il destinatario o la riga dell’oggetto.
Potrei provare diverse parole chiave nella barra di ricerca di Gmail, scorrere i risultati e aprire i messaggi uno per uno. Ma preferisco usare Gemini.
Ad esempio, se sto cercando di rintracciare i dettagli del viaggio, posso chiedere a Gemini quando è programmato il mio volo o quando è previsto l’arrivo di un pacco.
Per usarlo su Android, apro l’app Gmail, tocco il Icona Gemellie digita la domanda. Posso chiedere: “Quando sarà il mio prossimo volo?” oppure “Raggiungimi sulle e-mail sul nostro prossimo viaggio”.
Posso anche chiedergli di tenermi aggiornato su una conversazione in corso o di trovare informazioni condivise tra e-mail su un particolare argomento. Ciò è utile quando i dettagli sono sparsi su più messaggi e non voglio mettere insieme tutto manualmente.
Gmail ha molte funzioni utili oltre all’invio di messaggi e alla ricerca nella mia casella di posta.
I filtri ordinano automaticamente le email in arrivo, Attività di Google mi aiuta a tenere traccia di ciò che devo fare e Pianifica invio mi consente di scrivere messaggi quando è conveniente senza inviarli immediatamente.
I modelli sono un’altra comoda scorciatoia per le risposte ripetitive, mentre Gemelli mi aiuta a trovare informazioni sepolte nelle vecchie email e a recuperare lunghe conversazioni.
